Responsable accueil et orientation
Infos sur l'emploi
- Date de publication :27 août 2024
- Taux d'activité :100%
- Type de contrat :Durée indéterminée
- Lieu de travail :Rue des Champs 5, 1040 Echallens
L'ARAS Prilly-Echallens est une association des 42 communes du Nord-Lausannois. Elle propose à la population de cette région une plateforme de services dans les domaines liés au revenu d’insertion et aux assurances sociales.
L'ARASPE recherche, pour ses bureaux à Echallens et Prilly, un·une futur·e
qui assumera deux missions. La première, à un taux de 20 à 40%, est de diriger, encadrer, animer et motiver l’équipe de Secrétaires-réceptionnistes. La seconde, à un taux de 60 à 80%, est de tenir le rôle de Secrétaire-réceptionniste. Ce rôle est d'accueillir, orienter et informer les usager·ère·s tant au guichet que par téléphone et d'exécuter des tâches administratives courantes d’un secrétariat.
Responsabilités
Responsable d’équipe
- Garantir l’efficacité et la gestion du travail de l’équipe
- Soutenir et encadrer les collaborateur·trice·s de l'équipe
- Veiller à une organisation efficace visant à la fois la satisfaction des usager·ère·s et celle des collaborateur·trice·s
- Être Responsable des archives
- Être une force de proposition envers la direction pour l’amélioration continue des pratiques.
Réception
- Accueillir l’usager·ère au guichet et par téléphone, prendre connaissance de sa demande, le·la renseigner et l’orienter
- Réceptionner et contrôler les documents apportés par les usager·ère·s et les remettre à qui de droit
- Recevoir et transmettre des appels et messages téléphoniques
- Répondre aux demandes de renseignements
- Récolter les informations de base et démarrer la prise en charge de la demande
- Fixer des permanences et des rendez-vous dans les agendas des collaborateur·trice·s
- Maintenir l’ordre à la réception et à la salle d’attente, y compris de l’affichage à l’intention des usager·ère·s
- Être la personne de référence pour les outils propres à la réception (téléphonie, répondeur, machine à affranchir, etc.)
Travaux de secrétariat
- Traiter le courrier entrant et sortant
- Gérer l'économat
- Gérer la boîte e-mail générique
- Rédiger divers courriers
- Gestion des archives
- Autres tâches administratives
Profil
- CFC d'employé·e de commerce
- Expérience concluante de gestion d’équipe
- Expérience de plusieurs années dans une réception avec un environnement complexe (usager·ère·s difficiles, ou service client – réclamation)
- Pratique de plusieurs années en secrétariat et connaissances d’archivage
- Excellente maîtrise orale et écrite du français
- Maîtrise des outils informatiques MS Office
- Sens des relations humaines et de l’accueil, empathie
- Autonomie et bonne capacité organisationnelle
- Connaissances dans le domaine des assurances sociales serait un atout
Contrat : Durée indéterminée (100%)
Date d'entrée : 1er janvier 2025 ou à convenir
Lieu : Echallens et Prilly
Vous pouvez joindre M. Vincent Sugnaux Directeur Adjoint AAS au 021 622 75 57 pour de plus amples renseignements.
Si vous vous reconnaissez dans cette annonce, n’hésitez pas à nous faire parvenir votre offre accompagnée des documents usuels, jusqu'au 15 septembre au soir, via Écrire un email. Les entretiens auront lieu le 19 septembre 2024.