Team Assistant / Office manager

La Société Suisse des Entrepreneurs Section de Genève est à la recherche d'un(e) Team Assistant(e) / Office manager pour rejoindre notre équipe dynamique. Fondée en 1903, la SSE Genève est une association patronale regroupant les entreprises actives dans le secteur principal de la construction (« gros oeuvre ») ainsi que différentes branches apparentées, notamment les carreleurs, les étancheurs, les échafaudeurs et les vidangeurs. Forte de ses 110 membres, la SSE Genève est fière de représenter environ 90% des effectifs de la branche, soit près de 6000 emplois.

Responsabilités

Secrétariat

• Accueil,
• Traitement des appels téléphoniques et prise des messages,
• Planification des réunions et événements,
• Communications internes et externes en collaboration avec les autres départements,
• Assister les différents services dans l’exécution de leurs tâches,
• Secrétariat des différentes entités liées à la SSE Genève (prise de notes, rédaction des ordres du jour et des procès-verbaux).

Administration

• Gestion du courrier et des e-mails,
• Rédaction, relecture et correction des courriers et des documents,
• Archivage numérique et physique,
• Prise de notes et rédaction de procès-verbaux de séances,
• Gestion du site web et du CRM.

Services généraux

• Commande des fournitures de bureau et cafétéria,
• Gestion des stocks (matériel, fournitures, commandes groupées pour les membres),
• Coordination avec la poste,
• Mise en place des salles selon les événements,
• Coordination avec les différents corps de métiers et la gérance dans le cadre de la maintenance et des incidents techniques.

 Evénements

• Gestion de la logistique des événements internes et externes,
• Gestion des demandes de location de salles,
• Coordination avec les traiteurs et prestataires externes,
• Gestion des invitations, listes de participants, badges et affichages.

Compétences

• Maîtrise des outils de bureautique (Pack Office),
• Maîtrise parfaite de la langue française,
• Expérience significative dans un rôle administratif ou de secrétariat,
• Expérience de l’organisation d’événements,
• Très bonnes connaissances du milieu associatif et politique,
• Connaissance de Typo3 un atout.

Soft skills 

• Sens de l’organisation,
• Autonomie et rigueur,
• Forte polyvalence et esprit d’équipe,
• Loyauté et discrétion,
• Esprit d’initiative,
• Aisance relationnelle et entregent.

Informations sur la candidature

Nous n’étudierons que les dossiers complets (CV, lettre de motivation et certificats de travail) correspondant exactement au profil recherché. Délai de candidature : 31 janvier 2025

Date d'entrée : à convenir