Assistant Administratif(ve) Restaurant du Musée Olympique

Département: Restaurant du Musée Olympique

Location: Lausanne

Type de contrat: Contrat de durée indéterminée

Taux d’activité:80 à 100%

En tant que Assistant administratif(ve) Restaurant du Musée Olympique vous gérerez les tâches administratives du restaurant du Musée Olympique et participerez à l'accueil des clients. vous ferez également la promotion de l'actualité du restaurant et du Musée Olympique.

Principales responsabilités

Administration

• Collabore avec les différents services afin d'assurer le bon fonctionnement administratif du restaurant ;
• Coordonne les rendez-vous et les réunions du restaurant et participe aux séances ;
• Prépare des présentations et des rapports administratifs et financiers à intervalles réguliers ;
• Gère les dossiers administratifs du restaurant ;
• Apporte son soutien à la gestion des commandes, des stocks et à la préparation de l’inventaire ;
• Assure le suivi des commandes clients et fournisseurs ;
• Suit les demandes de personnel temporaire auprès des agences de placement ;
• Gère les besoins en matière d'uniformes ;
• Coordonne la mise en page, la traduction et l’impression des diverses cartes et supports de communication du restaurant ;
• Paramètre les outils informatiques de caisse lors du changement des cartes ;
• Suit l’évolution des réservations en ligne et s’assure de l’optimisation du plan de salle ;
• Gère les appels téléphoniques et les courriels ;
• Coordonne les demandes de bons cadeaux ;
• Assure la correspondance en lien avec les plaintes des clients.

Accueil et hospitalité

• Participe à l’accueil des clients individuels et des groupes ;
• Apporte son soutien à ses collègues pendant le service en cas d’absence ou en période d’affluence (*) ;
• Assure la promotion des actualités du restaurant et du Musée Olympique (brunch, soirées estivales, expositions permanentes et temporaires).

(*) Selon la saison et l’activité du restaurant, il peut être demandé au collaborateur de travailler les week-ends de façon occasionnelle.

Procédures, administration et communication

• S’assure du respect des procédures internes ;
• Connaît parfaitement l’offre de restauration, les prix pratiqués ainsi que les actualités du Musée Olympique ;
• Veille à la bonne communication et entente entre collègues.

Formation, compétences linguistiques et informatiques et conditions particulières

• CFC de commerce, hôtellerie-restauration ou diplôme jugé équivalent;

• Une expérience dans le secteur de la restauration serait un plus;

• Parfaite maîtrise du français;

• Bonne maîtrise de l’anglais;

• La connaissance de l’allemand et d’autres langues serait un atout;

• Excellente maîtrise des outils institutionnels (SAP, TCPOS, terminaux de paiement, autres selon besoins métier).

Compétences techniques, organisationnelles et personnelles

• Excellentes compétences en communication écrite et orale ;

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, etc.) ;

• Capacité à travailler de manière autonome et en équipe ;

• Sens de l’organisation et gestion des priorités ;

• La connaissance des logiciels de gestion de commandes et de facturation serait un plus ;

• Approche respectueuse et créative pour la résolution des problèmes ;

• Bon esprit d'équipe, capacité à travailler sous pression et dans des délais extrêmement courts.

Comportement et attitude

• Respecte les règles internes de bonne conduite ainsi que toutes les directives et procédures en place (règlement du personnel, confidentialité, sécurité de l'information, code d'éthique, etc.) ;

• Observe une grande discrétion et une solide éthique professionnelle ;

• Possède une grande faculté d'adaptation, fait preuve d’enthousiasme, de réactivité et d’efficacité ;

• Adopte une attitude positive, agit avec amabilité, diplomatie et flexibilité ;

• A le sens de la coopération et de la collégialité, partage les bonnes pratiques et connaissances ;

• Respecte la ponctualité ;

Rejoignez une organisation qui a l'esprit d'inclusion, d'égalité des sexes et de diversité dans son ADN et qui se concentre sur ce qui nous unit : la passion du sport et ses valeurs. Travaillez dans un environnement flexible et enrichissant qui offre des avantages sociaux compétitifs et de nombreuses incitations à mener une vie durablement saine et active. En nous rejoignant, vous faites partie du Mouvement olympique et à bâtir un monde meilleur par le sport. Vous aurez l'occasion de travailler avec des personnes de plus de 70 nationalités.