Assistant administratif ou Assistante administrative à 80 % sous contrat CDD d'une année
Infos sur l'emploi
- Date de publication :29 janvier 2025
- Taux d'activité :80%
- Type de contrat :Temporaire
- Lieu de travail :Plainpalais, 1205 Genève
Le SERVICE SOCIAL (SOC) de la Ville de Genève contribue à l'amélioration du cadre et des conditions de vie des habitant-e-s de notre cité en créant du lien et en leur permettant de participer pleinement à la vie sociale. Privilégiant une action de proximité, le SOC offre des prestations et développe des projets visant à promouvoir la solidarité, l'intégration et l'insertion des personnes en situation de vulnérabilité, en collaboration avec les partenaires institutionnels et associatifs.
Le Dispositif d'urgence sociale (DUS), en particulier, répond aux besoins de personnes en situation de sans abrisme et/ou de grande précarité dans cinq structures dédiées (hébergements d'urgence et Club social rive gauche).
Pour compléter son équipe, le SOC recherche un ou une
Votre mission et vos responsabilités :
Au sein du DUS, vous assurez le traitement des activités administratives du secrétariat, composé de trois personnes, sous la supervision d'un Adjoint de direction. Vous participez également à la gestion administrative des ressources du DUS et réalisez, en concertation avec les Responsables de structures sociales, la planification du personnel "terrain" (environ 90 personnes) dans un outil informatique dédié à cet effet (module-planning). Vous êtes la référente-métier ou le référent-métier de l'outil de planification et assurez le lien avec le service informatique de l'Administration municipale (maintenance évolutive, expression des besoins, etc.).
Vous rédigez de procès-verbaux et divers courriers officiels (réponses à des courriers adressés à la direction du Département ou à des organes cantonaux), tenez à jour des tableaux de bord, des échéanciers et effectuez des extractions de données pour des statistiques.
Vous prenez part à l'organisation d'événements ponctuels et récurrents, internes et externes (planification, réservations, contacts avec les intervenants, etc.) et participez à des projets spécifiques.
Votre profil :
Vous êtes titulaire d'un CFC d'employé-e de commerce ou d'une formation jugée équivalente, vous disposez d'une expérience dans le soutien administratif ou de secrétariat nécessitant un haut degré d'autonomie. Une expérience dans la planification du personnel est attendue.
Vos compétences dans l'utilisation d'outils informatiques sont avérées (environnement Microsoft Office) et vous faîtes preuve d'une bonne maîtrise du logiciel Excel en particulier. Des formations spécifiques constituent un avantage.
Votre réactivité, votre capacité à respecter les délais et votre fiabilité, aussi en situation de stress, ont été reconnues dans vos expériences professionnelles antérieures. Doté-e d'un esprit d'équipe développé, vous faites preuve de discrétion, de proactivité et travaillez avec méthode, rigueur tout en étant orienté-e résultat et qualité. Une connaissance de l'Administration publique représente un atout supplémentaire.
Remarques :
- Dans le cadre de sa politique d'égalité entre femmes et hommes, la Ville de Genève souhaite promouvoir la mixité dans tous les services de l'Administration
- Vous êtes domicilié-e dans le canton de Genève ou dans la zone de domiciliation autorisée (https://www.geneve.ch/administration-municipale/reglements-municipaux/lc21152-annexe-zone-domiciliation)
- La fonction est en classe F de l'échelle de traitement de la Ville de Genève
- Entrée en fonction : à convenir
- Durée d'engagement : 1 année, sous contrat à durée déterminée
- En sus des documents usuels à fournir au moment de l'engagement, le ou la candidat-e retenu-e devra également fournir, à ses frais, un extrait de casier judiciaire ordinaire et une attestation de poursuite
- Pour être considérés, les dossiers de candidature doivent comprendre au minimum une lettre de motivation, un CV, diplômes et certificats de travail
