Mitarbeiter/in Sekretariat und Administration

Aufgabenbereich

• Erste Ansprechperson für Anrufende und Besucher/innen
• Terminplanung und Koordination der Aufnahme-Interviews
• Administrative Vorbereitungsarbeiten für die neueintretenden Klient/innen und administrative Einführung am Eintrittstag
• Unterstützen bei den administrativen Belangen der externen Dozent*innen
• Verantwortung für die Adress- und Stammdaten, inkl. Vorbereitungsarbeiten für Mailings
• Erstellen und Anpassen von Formularen und Vorlagen im Prozessdokumentations-System
• Überwachung und Pflege von technischen/digitalen Hilsmitteln, wie Türschliess-System,Telefonie, Druckern und administrieren der externen Cloud-Lösung für Klient*innen
• Protokollführung in Sitzungen
• Ferienstellvertretung der Sachbearbeitung «Abrechnung und Dienste»
• Unterstützen der Betriebsleiterin in administrativen und organisatorischen Belangen
• Sie sind in einem offenen Austausch mit dem Fachteam

Anforderungsprofil

• Eine abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich
• Technische Affinität und sehr gute Anwendungskenntnisse der MS-Office-Programme
• Erfahrung im direkten Kundenkontakt und mit unterschiedlichen Menschen
• Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung und hohe Sozialkompetenzen
• Organisatorisches Flair
• Fähigkeit konzentriert zu arbeiten trotz Unterbrechungen und parallelen Anfragen
• Offene, humorvolle und flexible Persönlichkeit

Arbeitsort
Stadt Zürich / Zürichsee

Anstellungsgrad
50% bis 60%

Anstellungsart
Festanstellung

Job ID Nummer
1410-165077-4-2

Kontakt
Jacqueline Boxler,
044 213 60 62

E-Mail
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