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Secrétariat général - Ville de Genève

Secrétariat général - Ville de Genève

Key information

La DIRECTION DU SECRETARIAT GENERAL (DSG) constitue l'interface entre l'Exécutif et l'administration municipale. Elle est à la tête du Secrétariat général de la Ville de Genève, lequel remplit des fonctions d'état-major et d'appui stratégique. À travers ses services, le Secrétariat général assure le support organisationnel, administratif et logistique, de même que le suivi des décisions du Conseil administratif et du Conseil municipal, traite les affaires juridiques du Conseil administratif, gère les archives de la Ville ainsi que l'information et la communication transversales, met en œuvre les relations extérieures de la Ville, organise les réceptions et événements protocolaires et répond au public par le biais de l’Espace Ville de Genève.

Afin de compléter son équipe, la DSG recherche un ou une

Missions et responsabilités

Vous assistez l’Unité de coordination et pilotage de projets transversaux dans la planification et la mise en œuvre du système de management de la continuité des activités de la Ville de Genève. Vous assurez le traitement des activités y relatives, y compris la coordination administrative et la gestion documentaire. Vous organisez les séances avec les services de la Ville de Genève, en vue de la collecte de données utiles aux plans de continuité des activités. Vous préparez les dossiers avant les séances du comité de projet et suivez les échéanciers y afférents. Vous rédigez, en toute autonomie les procès-verbaux, et établissez des rapports sur la base d’instructions. Vous participez au classement et à l'archivage des dossiers, élaborez des tableaux de suivi et structurez les contenus des livrables à fournir. Vous contribuez à l’élaboration des différents outils de planification et de gestion de projet.

Profil

Vous être titulaire d’une formation universitaire (niveau Bachelor), dans un domaine utile à la fonction, d'une formation jugée équivalente (de type Brevet fédéral), ou d’une expérience réussie de minimum 5 ans dans le domaine de la continuité des activités. Doté-e de capacités d’analyse et de synthèse, vous êtes autonome dans les tâches qui vous sont confiées, et vous êtes à l’aise avec les outils informatiques de bureautique (Office, OneNote, LotusNotes/Outlook, etc). Vous faites preuve d’entregent et appréciez travailler en équipe sur des projets transversaux au sein d’une administration. Tant à l'oral qu'à l'écrit, vous maîtrisez parfaitement le français. Orienté-e solution et qualité, vous êtes méthodique et maîtrisez les bases de la gestion de projet (diagramme de Gantt, organigramme des tâches de projet, etc.).

Dans le cadre de sa politique d’égalité entre femmes et hommes, la Ville de Genève souhaite promouvoir la mixité dans tous les services de l’administration.

Vous êtes domicilié-e dans le Canton de Genève ou dans la zone de domiciliation autorisée.

La fonction est classée dans la limite de la catégorie G de l'échelle des traitements de la Ville de Genève.

Adresse de retour : Par voie électronique exclusivement, à :

Entrée en fonction : Septembre 2024

Poste d’auxiliaire, d’une durée de quatre mois (possibilité de renouvellement à l’étude)

Délai d’inscription : 4 juillet 2024

Contact

  • Jean-Michel Cristin

  • Secrétariat général - Ville de Genève

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