Assistante de Direction

Dans le cadre d’un remplacement pour congé maternité, nous recherchons une assistante de direction pour intégrer notre équipe dynamique. Ce poste, au sein du magazine Les Éditions COTE basé à Genève, dans l'univers du luxe et des médias en Suisse, offre également une opportunité de continuer au sein de l’équipe à l'issue du congé maternité, en fonction des besoins et de la situation au retour de l’assistante actuelle.

Nous sommes à la recherche d’un(e) nouveau(elle) collègue pour compléter notre équipe de talent. Un environnement majoritairement féminin (mais pas uniquement !), où l'esprit d'équipe et la convivialité sont nos maîtres mots.

Messieurs, ne soyez pas timides ! Dans ce monde de femmes formidables, nous serions ravis d’accueillir un homme pour apporter encore plus de diversité et d’énergie à notre groupe.

Si vous êtes motivé(e), créatif(ve) et prêt(e) à relever de nouveaux défis, alors n’hésitez plus et postulez !

On attend votre candidature avec impatience.

Cahier des charges:

1. Assistanat de direction pour le CEO

• Travailler en étroite collaboration avec le CEO pour assurer la gestion de ses priorités et de son emploi du temps.
• Assurer un suivi rigoureux des dossiers stratégiques en toute confidentialité.
• Divers tâches administratif pour s’assurer du bon fonctionnement des équipes
• Economat

2. Commercial et suivi

- Élaboration des offres commerciales :

Propositions aux clients et renouvellement de contrats (grands comptes et nouveaux clients).

- Gestion des contrats validés avec la collaboration d’un comptable senior :

• Suivi hebdomadaire des ventes dans un tableau.
• Bilan annuel (chiffre d’affaires).
• Bilan mensuel des ventes.
• Bilan par commerciale.
• Classement des clients par numéro.

- Suivi interne des publicités :

• Création d’un tableau publicitaire pour chaque édition.
• Suivi des publicités et BAT rédactionnels.
• Enregistrement et suivi des reports.

3. Administration, facturation et suivi

- Création des factures pour chaque parution (14 éditions par an) :

• Mise à jour d’un fichier Excel. (Formation ERP en cours)
• Intégration des factures dans le tableau des impayés.

- Envoi des factures :

• Par courrier avec justificatif.
• Par email personnalisé.

- Relance des factures impayées :

• par email et téléphone.

- Gestion administrative :

• factures fournisseurs, suivi des emails et appels téléphoniques

4. Partenariats de diffusion

- Gestion des partenariats hôteliers (COTE Genève) :

• Renouvellement des contrats de diffusion.
• Suivi des publicités et BAT.
• Actualisation du fichier.

- Mise e à jour des fichiers de livraison par édition :

• Collaboration avec le livreur.

- Mise à jour des fichiers des envois postaux par édition :

• Collaboration avec l’imprimeur et le responsable qualité.

- Gestion des abonnements :

• Traitement des données via un fichier Excel.
• Envoi des emails de confirmation.

5. Collaboration et coordination

• Travail étroit avec le CEO, les rédacteurs, commerciales et autres membres de l’équipe pour garantir le respect de la vision globale du magazine.

Votre profil :

• Vous avez une expérience confirmée dans un rôle similaire, idéalement dans les secteurs des médias ou du luxe.
• Vous êtes organisé(e), rigoureux(se) et autonome.
• Vous maîtrisez les outils bureautiques (Excel, Word) et êtes à l’aise avec les échanges professionnels par email et téléphone.
• Vous avez un excellent sens de la communication et un bon esprit d’équipe.

Ce que nous offrons

• Une ambiance de travail dynamique et enrichissante au sein d’une équipe passionnée.
• Un rôle polyvalent et stimulant dans un cadre prestigieux.
• La possibilité de rester au sein de l’équipe à l’issue du remplacement, selon les besoins de l’entreprise.