Secrétaire de Domaine (AMA) Accompagnement des Migrants en Appartement

Rejoignez nous en tant que Secretaire pour le domaine Accompagnement des Migrants en Appartement (AMA)

Lieu : Lausanne siège
Contrat : Contrat à durée indéterminée (CDI)
Taux d'activité : 80 à 100%
Entrée en fonction : à convenir

L'EVAM est un établissement de droit public mandaté par l'Etat de Vaud pour assister et accompagner les personnes venues demander la protection de la Suisse et attribuées au canton. Le domaine Accompagnement des migrants en appartement (AMA), cherche à pourvoir un poste de

Mission

Apporter un soutien administratif et organisationnel au domaine et assister les responsables du domaine AMA et de ses pôles, afin d'assurer le bon traitement et le suivi des activités

Activités essentielles

Soutien administratif du domaine

• Analyser les demandes de prestations financières supplémentaires pour les bénéficiaires, les traiter, les transmettre pour validation, en assurer le suivi auprès des interlocuteurs internes et rédiger les décisions administratives qui en découlent.

• Saisir, sur la base de justificatifs, des indemnités pour divers programmes d'activité de nos bénéficiaires, valider les données saisies.

• Assurer le suivi des demandes de fonds à divers organismes, en collaboration avec l'entité Finance.

• Valider des données saisies par les collègues selon les règles établies.

• Appuyer les responsables du domaine AMA et de ses pôles dans la rédaction de correspondances administratives et rapports divers.

• Être une personne de référence pour les questions d'identité visuelle de la documentation du domaine, en lien avec le groupe de travail dédié.

• Assurer, au niveau du domaine AMA et de ses pôles, la mise à jour de données diverses et de tableaux de suivi.

• Produire, sur demande, des rapports basés sur les données collectées et suivies.

• Traiter les factures de créanciers, les imputer, les soumettre pour validation et signature puis les transmettre pour paiement à l'entité Finance.

• Vérifier le bienfondé des facturations des sociétés de surveillance, les imputer, les soumettre pour validation et signature puis les transmettre pour paiement à l'entité Finance.

• Assurer la gestion documentaire du domaine

o classement et archivage des documents physiques selon les règles définies ;

o numérisation et enregistrement des documents selon les règles définies et dans le support informatique dédié.

• Gérer les demandes de renseignements au sujet des documents archivés.

• Participer à diverses séances à l'externe comme à l'interne lorsque leurs domaines de compétence sont concernés et sur demande, prendre des procès-verbaux.

Soutien organisationnel du domaine

• Coordonner le suivi des projets/dossiers et veiller à tenir les délais impartis.
• Planifier et organiser les séances.
• Relever le courrier et l'adresser aux responsables respectifs ou le cas échéant à leur remplaçant.
• Assurer l'envoi quotidien du courrier.

Contacts/relations internes et externes

• Assurer, pendant les horaires de l'établissement, l'accueil téléphonique et physique des divers usagers du domaine, les renseigner et/ou transmettre leurs demandes vers les interlocuteurs compétents.

• Prendre contact avec les partenaires internes et externes en fonction des besoins.

Profil

• CFC d'employé (e) de commerce.
• Expérience de 5 ans minimum dans un poste similaire, comprenant des activités nécessitant de l'aisance dans le traitement et l'analyse de données chiffrées et de calculs
• Maîtrise des outils bureautiques courants
• Capacité d'analyse et synthèse
• Excellente expression orale et écrite en français
• Planification et sens de l'organisation
• Intérêt pour le domaine de la migration
• Respect des normes et des procédures
• Esprit d'ouverture et de flexibilité, d'entraide et de collaboration
• Discrétion

Ce que nous vous offrons

• Formation continue pour soutenir votre développement professionnel.
• Un environnement de travail stimulant et en constante évolution.
• 5 semaines de congés payés (6 semaines à partir de 50 ans).
• Politique de télétravail pour un bon équilibre entre vie professionnelle et personnelle.
• Des prestations sociales attractives pour votre bien-être.

Le processus de recrutement, en 3 étapes

1. Entretien avec votre futur supérieur hiérarchique et les ressources humaines.
2. Mise en situation professionnelle.
3. Demi-journée d'immersion pour découvrir notre fonctionnement et nos valeurs.

Comment postuler ?
Si ce poste vous intéresse, envoyez-nous votre candidature dès aujourd'hui ! Nous avons hâte de vous rencontrer et de vous accueillir au sein de notre équipe.

À noter : Un extrait de votre casier judiciaire (vierge) sera demandé au terme du processus de recrutement.