Assistant·e administratif·ve en CDD (7 mois) Taux d'activité 80%

Dans cette fonction vous serez de la gestion et du suivi administratif de différents dossiers en lien avec nos étudiant·e·s en collaboration avec les équipes en place.

Gestion administrative Affaires estudiantines (40%)
• Suivre les cursus des étudiant·e·s en formation initiale :
o Assurer la saisie et à la mise à jour des données administratives relatives aux cursus estudiantins et au parcours effectués (inscription des étudiants dans les plans d’études, ECTS inscrits, notes de PV d’examen, clôture des dossiers individuels), dans les dossiers physiques et numériques
o Collaborer à l’actualisation des informations et documents du service AE sur les plateformes de communication aux étudiants (portail des étudiant·e·s, guide de l’étudiant·e, Livret des études, etc.)
o Collaborer à la rédaction d’attestations d’études et de divers courriers administratifs
o Préparer et suivre les dossiers de réclamation et de recours (documenter et constituer les dossiers, assurer le suivi de l’échéancier de chaque dossier, etc.) et mener les tâches administratives y relatives
o Participer au classement et à l’archivage des dossiers aux AE
• Participer à la gestion administrative du Service AE en collaboration avec l’ensemble des gestionnaires de dossiers :
o Créer et tenir à jour les tableaux et rapports liés aux effectifs estudiantins de la formation initiale
o Gérer la correspondance liée au service

Gestion administrative Formation pratique (40%)
• Assurer la mise à jour régulière des informations des Institutions du catalogue des stages sur le site internet de La Source.
• Assurer la gestion administrative des stages au CHUV.
• Organiser des événements internes et externes : informations aux partenaires, suivi des inscriptions, mise en ligne du programme, et gestion technique (réservation des locaux, repas, collations, préparation des goodies).
• Collecter des rapports de stages et traitement des données dans les outils de gestion
• Préparer des listes d’étudiant·e·s: extraction des listes dans le portail FP et intégration des informations pour permettre l’attribution des places de stages.
• Garantir la qualité et la communication des informations à disposition des étudiants concernant les stages
• Contrôler des notes de frais en lien avec les déplacements du PER.
• Participer au suivi des mails de l’adresse générique Formation Pratique : réponses, classement.
• Participer à l’implantation des outils numériques de la gestion des cursus de stages et de la gestion documentaires FP.
• Assurer un soutien administratif à la Responsable de service (planifications séances-rencontres externes/internes, préparation de la documentation pour les institutions, etc.) et à la responsable administrative, suppléance de la responsable administrative FP en son absence

Titulaire d’un CFC d’employé·e de commerce, ou d’un titre jugé équivalent, vous êtes au bénéfice d’une expérience réussie dans une activité similaire idéalement dans le domaine académique (HES ou universitaire). Vous maitrisez parfaitement les outils bureautiques (suite Office 365, internet, intranet sur sharepoint) et avez une posture professionnelle orientée service.

Personnalité dynamique et pro-active avec d’excellentes compétences organisationnelles, vous aimez travailler de manière autonome et consciencieuse au sein d’équipes et de publics différents. Vous êtes reconnu·e pour votre gestion des priorités et votre aisance dans la communication. Un intérêt pour le domaine scientifique et de la santé est un plus.

Entrée en fonction : dès que possible jusqu 'au 31.07.2025

Rejoignez une équipe dynamique dans une institution à taille humaine aux activités variées. Nous vous offrons un cadre de travail agréable, situé au cœur de la ville de Lausanne, dans une Haute École de 165 personnes qui œuvrent pour la formation de plus de 1’300 étudiant·es pré- et postgradué·es.