Executive Assistant (80-100%)

Aufgabenbereich

• Verwaltung und Pflege des Kalenders der Führungskraft, Planung von Sitzungen und Koordinierung von Terminen
• Vorbereiten und Bearbeiten von Korrespondenz, Berichten, Präsentationen und anderen Dokumenten
• Erledigung von Reisevorbereitungen, einschließlich Flügen, Unterkünften und Reiserouten
• Vorbereiten von Spesenabrechnungen und Kreditkartenabrechnungen
• Kommunikationsmanagement
• Funktionieren als Hauptansprechpartner zwischen der Führungskraft und internen/externen Interessengruppen
• Prüfen und Priorisieren von E-Mails, Anrufen und anderer Kommunikation
• Verfassen und Beantworten von Korrespondenz im Namen der Führungskraft
• Koordination von Besprechungen
• Organisieren und Vorbereiten von Tagesordnungen, Materialien und Nachbereitung von Sitzungen
• Aufzeichnung von Sitzungsprotokollen und Sicherstellung der rechtzeitigen Verteilung
• Sicherstellen, dass die Führungskraft auf alle Termine gut vorbereitet ist
• Projektmanagement
• Unterstützung bei der Planung und Durchführung spezieller Projekte oder Veranstaltungen
• Überwachen von Terminen, Verfolgen des Fortschritts und Bereitstellen von Updates für die Führungskraft
• Büromanagement
• Wahrung der Vertraulichkeit und diskreter Umgang mit sensiblen Informationen
• Verwaltung von Büromaterial, Ausrüstung und anderen Ressourcen
• Koordinierung mit anderen Abteilungen, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten
• Beziehungsmanagement
• Aufbau und Pflege von Beziehungen zu Kunden, Verkäufern und Teammitgliedern
• Repräsentieren der Führungskraft in professioneller Weise bei Interaktionen

Anforderungsprofil

• Bachelor - Abschluss in Betriebswirtschaft, Kommunikation oder einem verwandten Bereich bevorzugt oder gleichwertig
• Mindestens 5 Jahre Erfahrung als Assistent der Geschäftsleitung oder in einer ähnlichen Funktion
• Erfahrung in der chemischen oder pharmazeutischen Industrie ist von Vorteil
• Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und Zeitmanagement
• Ausgeprägte schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch
• Beherrschung der Microsoft Office Suite, Google Workspace und anderer relevanter Software
• Fähigkeit zum Multitasking und zur Arbeit unter Druck in einem schnelllebigen Umfeld
• Ausgeprägte Problemlösungs- und Entscheidungsfähigkeiten
• Professionelles Auftreten und die Fähigkeit, Vertraulichkeit zu wahren
• Eigenmotiviert, proaktiv und detailorientiert
• Flexibilität und Anpassungsfähigkeit an wechselnde Prioritäten

Arbeitsort
Stadt Zürich / Zürichsee

Anstellungsgrad
80% bis 100%

Anstellungsart
Festanstellung

Job ID Nummer
1410-131778-25-2

Kontakt
Roger Jäggi,
044 213 21 33

E-Mail
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