Secrétaire médical ou médicale « pool de remplacement » - 100%

Vous mettez votrepolyvalence au service du département de médecine aiguë et assurezleremplacement ou le renfort de vos collèguessecrétaires médicaux ou médicales dans lesdifférents services du Département.

Grâce à votre aisance relationnelle, vous accueillez, renseignez et orientez les patientes et patients et/ou leurs proches se présentantet vous gérez les appels téléphoniques que vous recevez.

Vous gérez la planification des consultations sur les agendas électroniques (prises des rendez-vous, convocations, préparation des dossiers, numérisation de documents) et organisez les examens complémentaires, avec prise de rendez-vous y relative.

Vous effectuez la rédaction et la mise en forme de divers documents (correspondances, procès-verbaux, comptes-rendus médicaux, rapports, élaboration/mise à jour de procédures, etc…).

Vous assurez l’enregistrement des heures d’enseignement, ainsi que la saisie des affectations et des horaires des médecins dans Vision RH et veillez au suivi régulier des différents soldes.

Vous saisissez et mettez à jour les statistiques inhérentes à l’activité.

Vous gérez les dossiers et réclamations de la patientèle et des assurances (suivi, dactylographie des documents, recherche, classement, numérisation).

Tout en répondant aux diverses sollicitations, vous menez à bien et de manière autonome les activités administratives en lien avec votre fonction comme par exemple, la gestion du courrier et de la messagerie électronique, suivi des dossiers pour la facturation, la gestion des plannings ou encore l’organisation des congrès du corps médical.

Vous effectuez les tâches logistiques comme les demandes de travaux, la gestion des stocks et la réservation de salles.

Au sein de l’équipe, vous développez un lien de proximité avec vos collègues secrétaires médicales et médicaux et vous assurez une continuité de service lors des absences. Et plus généralement, votre sens du service fait de vous une personne agile prête à mettre votre polyvalence au service de l’institution pour exercer dans différents services en fonction des besoins.

Vous êtes titulaire d'un CFC d'employé ou employée de commerce et/ou d’un diplôme de secrétaire médicale ou médical, ou toute formation jugée équivalente.

Vous disposez d'une expérience réussie de 3 à 5 ans dans un poste similaire, au sein d'un secrétariat médical.

Vous avez une parfaite maîtrise du français à l'oral comme à l'écrit et une capacité avérée de rédaction. La terminologie médicale vous est aisément compréhensible. La connaissance de l’anglais est un atout.

Vous avez de très bonnes connaissances des outils informatiques (niveau ECDL standard/advanced exigé sur Word, Excel, Powerpoint Outlook et/ou Web) ainsi que des logiciels en vigueur aux HUG (DPA, DPI, OPALE, GRECO, Winscribe, VisionRH).

Vous une personne dotée d'un très bon esprit d'équipe, vous avez la capacité à travailler en bureau partagé avec plusieurs secrétaires.

Vous êtes une personne polyvalente, rigoureuseet méthodique, vous êtesen mesure de gérer plusieurs tâches de manière simultanée (hiérarchisation des demandes, flexibilité) et vous faites preuve d'un sens aigu de l'organisation, de la gestion des priorités, de la prise d'initiative et de la planification.

Enfin, vous faites preuve d’un sens aigu de la confidentialité.

Le poste est proposé à 100% annualisé sur les différents sites suivants: Cluse-Roseraie, Belle-Idée, Trois-Chênes.

Dans le cadre de ce processus de recrutement, vous passez des tests attestant de vos compétences techniques.

• Entrée en fonction : 01.06.2025
• Nombre de postes : 1
• Taux d'activité : 100%
• Classe de fonction : 11
• Contrat : CDI
• Délai de candidature : 11.05.2025
• Demande de renseignements : Mme I. Texier, cheffe de secrétariat du DMA, Tél. 079.553.04.49

Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail.

Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.

Souhaitant s’engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l’Office cantonal de l’emploi.

Seules les candidatures soumises via la plateforme de recrutement sont prises en compte. Les candidatures papier et mail ne seront pas traitées.