Assistant(e) administratif(ve) de direction H/F
Infos sur l'emploi
- Date de publication :10 mars 2025
- Taux d'activité :100%
- Type de contrat :Durée indéterminée
- Lieu de travail :Genève
Pour notre client basé à Genève et spécialisé dans le domaine de la collection d'objets d'art, nous proposons un poste de :
Assistant(e) administratif(ve) de direction - 100%
Contrat fixe avec un taux d'activité de 100%
Assistant(e) administratif(ve) de direction - 100%
Contrat fixe avec un taux d'activité de 100%
DESCRIPTION DE LA MISSION
PROFIL ATTENDU
- Vous accueillez les visiteurs avec professionnalisme, les orientez et leur proposez un service de boissons afin de leur offrir une expérience agréable et fluide. Vous gérez les appels téléphoniques avec réactivité et traitez les courriels entrants et sortants en veillant à une communication efficace.
- Vous passez les commandes diverses (économats, boissons…) et assurez leur approvisionnement afin de garantir une disponibilité continue des ressources nécessaires au bon fonctionnement des espaces de travail.
- Vous prenez contact avec les différents organismes, tels que la régie et les services de maintenance (électricité, entretien…), et assurez le suivi des dossiers pour garantir une gestion optimale des infrastructures.
- Vous effectuez les réservations de billets d'avion et d'hôtels pour la direction en veillant à optimiser les déplacements et à respecter les contraintes logistiques et budgétaires.
- Vous saisissez, classez, archivez et transmettez les documents administratifs avec rigueur pour assurer un suivi structuré et une accessibilité optimale des informations.
- Vous apportez un soutien aux autres services (RH, comptabilité, direction, opérations…) en les assistant dans leurs besoins administratifs, vous suivez les dossiers et mettez à jour les bases de données afin de garantir leur fiabilité.
- Vous gérez les agendas avec précision, prenez les rendez-vous et organisez les réunions en coordonnant les disponibilités et en assurant une logistique fluide.
- Vous rédigez les courriers, mettez à jour les fichiers et gérez les fournitures de bureau en anticipant les besoins et en garantissant une organisation efficace.
- Vous assurez une communication fluide avec les autres membres du personnel, ainsi qu'avec les clients et visiteurs, afin de favoriser un environnement de travail collaboratif et une expérience client optimale.
PROFIL ATTENDU
- Vous maîtrisez les outils bureautiques tels que Word, Excel et la messagerie électronique, vous permettant d'assurer une gestion administrative efficace.
- Vous avez un niveau d'anglais courant, facilitant les échanges professionnels dans un environnement international.
- Vous possédez une excellente maîtrise de l'orthographe en langue française, garantissant une communication écrite de qualité.
- Vous êtes jovial(e), à l'aise dans les interactions et doté(e) d'un fort esprit d'équipe, favorisant une collaboration harmonieuse.
- Vous adoptez une attitude exemplaire et faites preuve d'un sens aigu de l'accueil et du service, offrant une expérience positive aux interlocuteurs.
- Vous avez un excellent sens de l'organisation, vous gérez efficacement les priorités et faites preuve de rigueur dans l'exécution de vos tâches.
- Vous disposez de bonnes capacités relationnelles et rédactionnelles, et vous appréciez le travail en équipe.
- Vous faites preuve de discrétion et respectez la confidentialité des informations traitées, garantissant un cadre professionnel fiable et sécurisé.
- Vous justifiez idéalement d'une première expérience dans un poste similaire, vous permettant d'être rapidement opérationnel(le).
