Un ou une assistant-e de Direction (90%-100%)

En constante évolution, le Groupement Intercommunal pour l’Animation Parascolaire (GIAP) se développe. Institution parapublique, rattachée à l’Association des Communes Genevoises (ACG), le GIAP a pour mission essentielle de permettre la conciliation entre vie familiale et vie professionnelle. Elle offre chaque jour scolaire un encadrement et des animations de qualité auprès de 30'000 enfants. Pour les encadrer, le GIAP peut compter sur plus de 2'250 collaboratrices et collaborateurs, déployés sur 141 lieux parascolaires dans le Canton. Le/la futur-e assistant-e de Direction rejoindra l’équipe administrative du GIAP, constituée de près de 60 collaboratrices et collaborateurs. Il/elle sera principalement chargé-e d’assister la Directrice du GIAP. Il/elle apportera également son soutien, bien que plus ponctuellement, à certains processus spécifiques au sein de l’ACG ou en lien avec les 3 autres membres de la Direction du GIAP.

Votre mission :

• Prendre en charge et traiter les demandes liées à l’agenda de la Directrice ;
• Rédiger en complète autonomie tous types de documents en lien avec la Direction (courriels et courriers complexes, dossiers administratifs RH, rapports d’activité, notes internes, ordre du jour, etc.) ;
• Organiser ainsi que suivre administrativement la totalité des séances de la Directrice (Conseil intercommunal, Comité, séances avec les partenaires, etc.), en lien avec l’ACG ;
• Soutenir les activités administratives en lien avec les processus et projets confiés ;
• Organiser, coordonner et suivre les activités administratives de la gestionnaire de dossiers faisant partie du secrétariat de Direction (courrier, PV, site web, archivage, etc.) et contrôler, si besoin, les documents rédigés par les équipes administratives à l’attention de la Direction ;
• Être le/la garante de la coordination administrative du GIAP avec l’ACG et les autres entités affiliées ;
• En participant aux séances de la Direction élargie de l’institution, prendre part aux réflexions en matière d’amélioration continue des processus administratifs ;
• Etre référent-e en matière de pratique rédactionnelle, de gestion de l’arborescence bureautique ainsi que pour les processus de validation par signature (workflow).

Nous vous offrons :

• Une ambiance de travail collégiale et décontractée dans un cadre de travail bienveillant et motivant tout en bénéficiant d’autonomie dans votre travail ;
• Des conditions d’engagement intéressantes au sein de l’Association des communes genevoises ;
• Un travail au sein d’un service dynamique dans lequel vos compétences et votre personnalité seront mises en valeur. Vous serez ainsi en mesure de contribuer activement au développement du GIAP sur le canton de Genève.

Formation, expérience et compétences requises :

• Brevet fédéral d’assistant-e de Direction ou formation jugée équivalente ;
• Expérience avérée de 5 ans en tant qu’assistant-e de Direction auprès de la Direction d’une institution de taille importante ;
• Capacités rédactionnelles irréprochables et esprit de synthèse ;
• Aptitude à prioriser son travail lors de périodes chargées et bonne gestion du stress ;
• Excellente maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) ;
• Nationalité suisse ou permis de travail valable ;
• Bonne compréhension du tissu institutionnel genevois.

Entrée en fonction : de suite ou à convenir

Afin d’optimiser le temps de traitement, votre candidature complète (CV, copies des diplômes et certificats de travail) doit être envoyée uniquement via Jobup.

Dans le cadre de la promotion de la mixité au sein des équipes de l’ACG, les candidatures masculines sont particulièrement encouragées pour ce poste

Seules les candidatures répondant aux critères susmentionnés seront prises en considération et recevront une réponse.