Spécialiste technique (IT Tools) administratif-ve
Infos sur l'emploi
- Date de publication :14 mars 2025
- Taux d'activité :80%
- Type de contrat :Temporaire
- Lieu de travail :Lausanne
EPFL, l'École polytechnique fédérale de Lausanne, est l'un des campus universitaires les plus dynamiques d'Europe et s'inscrit dans le top 20 mondial de nombreux classements académiques. L'EPFL compte plus de 6'500 membres du personnel qui font vivre les trois missions principales de l'École : l'éducation, la recherche et l'innovation. Le campus de l'EPFL offre un cadre de travail exceptionnel au cœur d'une communauté de plus de 17'000 personnes, dont près de 12'500 étudiant-e-s et 4'000 chercheur-euse-s issu-e-s de plus de 120 nationalités différentes.
Le Research Office (ReO) de l'EPFL cherche un ou une spécialiste administratif.ve pour accompagner et soutenir administrativement les équipes en charge d'aider la communauté scientifique de l'EPFL dans l'obtention de financements de tiers.
Rattaché.e à l'équipe Administration & IT Systems (AIT) du ReO, cette personne travaillera en étroite collaboration avec les différents Programme Managers (PGMs) responsables des financements de tiers au sein du ReO, pour leur assurer un soutien administratif et opérationnel.
Cette personne aura également pour mission de seconder la responsable de l'équipe AIT du ReO dans l'administration de plusieurs bases de données et outils utilisés au sein du service, en partenariat avec les équipes techniques dédiées.
En étroite collaboration et sous la responsabilité des différents PGMs en charge des programmes concernés (notamment pour les programmes avec beaucoup de candidats):
- Obtenir et vérifier les documents nécessaires des chercheuses et chercheurs de l'EPFL qui soumettent des demandes de financement nécessitant un soutien institutionnel
- Soutenir les PGMs dans les contrôles d'éligibilité de ces candidat-es, vérifier différents aspects administratifs, préparer, faire signer et envoyer les lettres de soutien avec les instructions données par les PGMs
- Aider les équipes pour l'organisation et la planification d'évènements réguliers/récurrents, tels que "start to run meetings". simulations d'entretiens, etc.
- Aider les équipes dans la communication et la promotion autour des opportunités de recherche (mise en place de calendriers de "call for proposals", "toolkits" par programme à mettre à jour, aide pour les plates-formes d'applications EPFL, tenir à jour différentes listes et statistiques, ...)
- Soutien administratif dans l'implémentation du projet (relances et suivis)
En partenariat avec la responsable AIT et son équipe:
Administrer, maintenir et développer les outils utilisés pour la Recherche:
- Selectus (mettre en place le programme et soutenir les chercheurs dans leurs candidatures)
- Service Now (centralisation de tous les échanges avec les laboratoires via une adresse générique; articles de connaissances; workflows de validation; utilisation du module PPM pour le portfolio des projets gérés par le ReO)
- GrantsDB (outil commun à l'EPFL contenant notamment l'ensemble des projets et grants)
- Chronos (outil de timekeeping)
- Français/anglais (C1/C2)
- Minimum 5 ans d'expérience dans l'administration et/ou la gestion de projets ou équivalent
- Excellente maîtrise des outils informatiques et à l'aise avec l'utilisation de bases de données, une bonne connaissance des macros dans excel serait un atout
- Connaissance de l'outil ServiceNow serait un atout
- Sens aigu de l'organisation et capacité à gérer les priorités
- Esprit d'équipe et de collaboration tout en étant autonome, personnalité proactive et pragmatique
- Excellentes compétences relationnelles et sens du service
- Un environnement de travail agréable et motivant au sein d'une équipe dynamique
- Des conditions de travail attractives avec la possibilité de télétravail partiel
- Des possibilités de fomration continue et de développement professionnel en fonction des exigences du poste
Date d'entrée en fonction : A convenir
Taux d'occupation : 80%
Type de contrat : CDD
Durée : un an, renouvelable
Référence : 1472
