Secrétaire assistant·e « Accueil Présidence et Direction générale »

SIG - Services Industriels de Genève

Infos sur l'emploi

Date de publication :31 octobre 2024
Taux d'activité :90 – 100%
Type de contrat :Durée indéterminée
Lieu de travail :Chemin Château-Bloch 2, 1219 Le Lignon

Nous allons réaliser ensemble

L’accueil Présidence et Direction générale joue un rôle central en tant que pivot de coordination et de soutien administratif. Il assure la gestion des interactions avec les visiteurs internes et externes, le traitement des documents essentiels, ainsi que l’organisation logistique des réunions du Conseil d’administration.

Dans un contexte de renforcement de l’équipe et d’optimisation des processus administratifs, nous recrutons un·e Secrétaire Assistant·e "Accueil Présidence et Direction générale".

Votre énergie au service d’une Genève durable

En qualité de Secrétaire Assistant·e, vous serez chargé·e d'assurer l'accueil des visiteurs internes et externes de la Présidence et de la Direction générale, tout en veillant à leur confort durant leur attente.
Vous aurez également la responsabilité du traitement du courrier, de la logistique des réunions du Conseil d’administration et des Comités. Vous gérerez l’approvisionnement de l’économat, les demandes d’achat dans SAP, et la gestion des factures dans SHARE. Vous assurerez un support administratif auprès du secrétariat du Conseil d’administration notamment en faisant face aux défis suivants?:

Gérer la rémunération des administrateurs ;

Préparer et mettre à disposition les dossiers pour les séances du Conseil d'administration et des Comités ;

Assurer la mise en forme, le contrôle des notes destinées au Conseil d'administration, et la convocation des invités ;

Assister les utilisateurs dans la maîtrise et le paramétrage des tablettes fournies aux administrateurs ;

Mettre à jour l'inscription de SIG au Registre du commerce.

Votre personnalité et vos compétences

Vous maîtrisez les outils informatiques tels que Word, Excel, SAP, ainsi que les bases documentaires, ce qui vous permet de gérer efficacement les tâches administratives. Vous comprenez les enjeux liés à l'accueil des visiteurs et à la gestion des flux d'information au sein de la Présidence et de la Direction générale. Votre capacité à anticiper et à prendre des initiatives vous permet de gérer avec réactivité les imprévus et de garantir un service fluide et organisé.

Vous faites preuve d'une présentation irréprochable et d'un sens aiguisé de la confidentialité, essentiels dans un environnement où la discrétion est primordiale. Votre aisance relationnelle vous permet de créer des interactions positives et professionnelles, que ce soit avec les collaborateurs·trices internes ou les visiteurs externes. Polyvalent·e, vous savez vous adapter aux différentes tâches qui vous sont confiées, et votre disponibilité vous permet d'être réactif·ve face aux besoins de l'équipe et de la Direction.

Votre parcours académique?

Ce poste requiert?:
• Un CFC d’employé·e de commerce ou une formation jugée équivalente ainsi que 2 à 3 ans d’expérience.

Merci de nous adresser une candidature en français.

Rejoindre SIG, c’est participer au changement !

SIG est une entreprise publique de proximité au service de la population, des entreprises et des collectivités publiques genevoises. Elle fournit un large panel de prestations dans la distribution des énergies, de l’eau et de la valorisation des déchets. Elle s'engage, en tant que bras industriel de l'Etat de Genève, en faveur d'une transition écologique ambitieuse.

SIG favorise l’équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle par plus de flexibilité dans les horaires, les taux d’activité et les espaces de travail. Convaincue que les différences sont une force, SIG adopte une politique de recrutement visant à promouvoir la diversité et l’inclusion au sein de ses équipes.