Réceptionniste/assistant-e administratif-ve à 50%

CAP Prévoyance gère la prévoyance professionnelle du personnel de la Ville de Genève, des Services industriels de Genève (SIG), de 41 communes genevoises, de 12 institutions externes ainsi que du personnel de CAP Prévoyance.

Agissant notamment sous l’égide d’un Conseil de Fondation qui constitue son organe suprême, CAP Prévoyance compte une trentaine de collaborateurs dont un comité de direction composé de 4 membres. Les activités de la réception sont placées sous la responsabilité de la Responsable des Services Généraux. La réception assure l’accueil et l’information de l’ensemble des visiteurs sur place et au téléphone, ainsi qu’un certain nombre de tâches administratives. L’accueil est assuré par un binôme de deux réceptionnistes, assurant la permanence de son fonctionnement.

Votre mission

Accueil et annonce des visiteurs de CAP Prévoyance en assurant également la permanence téléphonique

Traitement du courrier entrant et sortant via un système de gestion électronique des documents

Transmission d’informations pratiques et envoi de documentation

Gestion de tâches administratives, classement et travaux de secrétariat, incluant de la rédaction

Gestion de l’économat (matériel, fournitures, consommables)

Logistique pour la tenue des locaux permettant un espace de travail en ordre et accueillant

Organisation de la salle de conférence et préparation de l’espace de travail pour la tenue des séances

Seconder la Responsable des Services Généraux dans l’organisation des événements et activités du service

Votre profil

Assistant-e de bureau AFP ou équivalent

CFC employé de commerce

Expérience des fonctions d’accueil et de réception, utilisation d’un central téléphonique

A l’aise avec les outils bureautiques et de gestion électronique de documents

Capacité de travail en équipe avec notamment une réceptionniste présente, souplesse afin d’assurer une permanence de l’accueil des appels et des visiteurs

Excellentes capacités d’organisation, esprit méthodique et d’initiative

Aptitudes relationnelles pour l’accueil et l’adaptation aux interlocuteurs et à leurs attitudes

Sens du service, pertinence et efficacité dans la communication, disponibilité, patience

Excellente expression verbale en français, l’anglais est un atout pour ce poste également

Dynamique et ouverture à l’entraide, soutien dans l’administration et la logistique

La culture managériale de CAP Prévoyance est tournée vers les valeurs humaines et l’efficience. L’encouragement à la formation continue, l’équité salariale, et des conditions sociales compétitives constituent ses engagements au quotidien.

Vous vous reconnaissez et vous êtes motivé-e par les activités de cette fonction de réceptionniste/assistant-e administratif-ve ? N’hésitez pas à adresser votre dossier de candidature complet (CV, lettre de motivation, certificats de formation, certificats de travail). Nous traiterons votre dossier avec la meilleure attention.

Prise de poste : dès que possible

Délai de postulation : 16 mars 2025

Jours de travail : à définir