Bürokoordinator/in 60%

Für unseren renommierten, internationalen Kunden suchen wir per sofort eine administrative Unterstützung, welche anspruchsvolle Aufgaben in der Büro-Koordination und im Office Management übernimmt. Das Arbeitspensum ist auf 60% festgelegt und wird auf fünf Wochentage verteilt.

Welche spannenden Aufgabenfelder dich erwarten:

• Organisation und Koordination: Planung von persönlichen sowie virutellen Meetings mit verschiedenen Führungs- und Hilfskräften des Unternehmens
• Büromanagement: Enge Zusammenarbeit mit dem internen Facility Management, um reibungslose Abläufe im Büro sicherzustellen und auftretende Probleme effizient zu lösen

• Reisearrangements: Organisation von Transport und Unterkunft für Mitarbeitende sowie Unterstützung bei den Reisevorbereitungen für Gäste.
• Zugangssysteme und Zeiterfassung: Hauptverantwortung für Gebäudezugang und Zeiterfassungssoftware, um einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten
• Bürobedarf: Verwaltung und Bestellung von Büromaterialien, um den reibungslosen Betrieb sicherzustellen
• Drehscheibenkommunikation: Entgegennahme und Weiterleitung von Anrufen an die zuständigen Personen und Verwaltung des E-Mail-Verkehrs, um professionelle und zeitnahe Kommunikation zu gewährleisten

• Dokumentenerstellung: Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen, Briefen und anderen wichtigen Dokumenten
• Büropflege: Allgemeine Wartung des Büros, einschließlich der Verwaltung von Küchen- und Pausenraum-Einrichtungen, um eine saubere und organisierte Arbeitsumgebung sicherzustellen.

Was du mitbringst:

• Über fünf Jahre Erfahrung in der Unterstützung auf Führungsebene.
• Hohe Professionalität und Vertraulichkeit.
• Ausgeprägte schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten mit der Fähigkeit, auf allen Ebenen zu interagieren.
• Detailgenauigkeit und effizientes Arbeiten. Flexibel, proaktiv und lösungsorientiert.
• Hervorragende Kalenderverwaltung, inklusive Koordination komplexer Führungstreffen.
• Hervorragende Deutsch- und Englischkenntnisse sind erforderlich