Gestionnaire Administratif·ve Senior / Responsable Projets Administratifs Poste avec potentiel d’évolution

Vous êtes reconnu·e pour votre rigueur, votre sens de l’organisation et votre force de proposition ? Vous souhaitez contribuer activement au succès de notre école privée tout en évoluant vers un rôle d’encadrement ? Vous avez déjà fait vos preuves dans la gestion du changement et l’accompagnement de réorganisations internes ? Rejoignez-nous et devenez un véritable pilier pour la direction !

Contexte et objectifs

Afin de renforcer notre efficacité interne et de restructurer notre activité, nous recherchons un·e professionnel·le capable de :

• Maîtriser rapidement l’opérationnel (gestion administrative, suivi pédagogique, encadrement financier, etc.).
• Prendre du recul pour proposer des améliorations structurelles visant à optimiser les processus administratifs et à renforcer les interfaces avec les autres services.
• Renforcer la collaboration interservices : Pédagogie, Commercial, Marketing.
• Accompagner le changement en anticipant et en gérant les éventuelles résistances ou incompréhensions liées à l’organisation.

Vos missions

Suivi administratif et pédagogique

• Assurer le suivi administratif et pédagogique des élèves (appels, e-mails).
• Offrir un accompagnement personnalisé et garantir un service de qualité.
• Suivre les interactions sur la plateforme d’apprentissage (LMS).
• Coordonner et gérer les évaluations, corrections et examens.
• Envoyer les diplômes et suivre les évaluations de satisfaction.
• Proposer des projets et des mesures d’amélioration pour renforcer notre relation avec les élèves.

Accueil et communication

• Gérer la centrale téléphonique et le traitement du courrier.
• Administrer les différentes boîtes e-mails et répondre aux demandes entrantes.
• Mettre à jour et améliorer l’ensemble des correspondances destinées aux élèves et autres interlocuteurs.

Service inscription

• Suivre les inscriptions des élèves et soutenir les conseillers durant la phase d’inscription.
• Réceptionner, contrôler et saisir les dossiers (contrats, feuilles de performances).
• Gérer les inscriptions aux cours optionnels, webinaires et autres programmes.

Administration financière

• Contrôler les recettes et assurer les écritures comptables.
• Gérer les recettes des contrats, les annulations et les relances d’impayés.
• Traiter les factures et les transmettre à la comptabilité.
• Gérer les contentieux et assurer le suivi de la caisse.

Gestion des stocks et commandes

• Administrer les stocks de fournitures (matériel de bureau, documentation, consommables).
• Superviser la gestion des imprimantes et effectuer les commandes de matériel de réserve.

Procédures et projets d’amélioration

• Mettre en place, suivre et faire évoluer les procédures internes.
• Établir et analyser les statistiques de l’entreprise.
• Documenter et optimiser les processus pour améliorer l’efficacité.
• Élaborer divers plannings et rapports.
• Participer activement à l’organisation de l’activité afin d’en accroître l’efficacité.
• Proposer et mettre en œuvre des solutions concrètes pour renforcer les interfaces avec les autres services.
• Gérer et anticiper les résistances au changement en favorisant une communication transparente et un accompagnement adapté.

Profil recherché

Formation : CFC employé·e de commerce ou titre jugé équivalent.

Expérience : Expérience confirmée en gestion administrative et en conduite du changement (notamment dans des contextes de réorganisation).

Compétences :

Excellent sens de l’organisation, rigueur et autonomie.

Capacité démontrée à prendre du recul pour proposer des améliorations structurelles.

Aisance relationnelle et goût pour le contact avec les élèves.

Aptitude à travailler en équipe et à piloter des projets transversaux.

Potentiel pour encadrer une équipe et évoluer vers un rôle de manager.

Excellente maîtrise des outils informatiques (MS Office : Word, Excel, Outlook).

Langues : Maîtrise du français ; la connaissance de l’allemand constitue un atout.

Nous offrons

Un poste polyvalent avec de réelles perspectives d’évolution vers un rôle de chef d’équipe.

Une grande autonomie dans la gestion de vos missions.

Des possibilités de formation continue et de développement professionnel.

Une opportunité unique de piloter la transformation interne et de contribuer directement à la réussite de l’école.

Taux : 80 % – 100%
Entrée en fonction : 1er mai ou à convenir