ASSISTANT·E ADMINISTRATIF·VE
Infos sur l'emploi
- Date de publication :31 mars 2025
- Taux d'activité :50%
- Type de contrat :Durée indéterminée
- Salaire:CHF 25 000 - 30 000 /an
- Lieu de travail :Chemin du ruttet 3, 1196 Gland
Utopia Coffee est une entreprise suisse dédiée à la torréfaction artisanale de cafés de spécialité biologiques et éthiques. Basée à Gland, entre Genève et Lausanne, elle s'engage à offrir des cafés de haute qualité, issus d'une agriculture responsable, en privilégiant la traçabilité et l'éthique.
En plus de sa torréfaction, Utopia Coffee exploite plusieurs coffee shops à Genève. Ces établissements proposent une expérience café unique, accompagnée de brunchs et de déjeuners, dans un cadre chaleureux et accueillant.
L’entreprise ne se limite pas à la vente de café : elle a également fondé la première école de barista indépendante de la côte vaudoise, transmettant son savoir-faire à une communauté de passionné·e·s.
Dans le cadre de son développement, Utopia Coffee recherche un·e assistant·e administratif·ve à 50%, disponible les matins du lundi au vendredi, pour renforcer son équipe basée à Gland. Ce poste clé vous permettra de participer activement à la gestion quotidienne de l’entreprise, en assurant un soutien administratif polyvalent, structuré et efficace.
Intitulé du poste : Assistant·e Administratif·ve
Taux d’activité : 50% – Matin uniquement, du lundi au vendredi
Lieu de travail : Gland (VD), Suisse
Entrée en fonction : Avril 2025
Rattachement hiérarchique : Direction
VOTRE MISSION
En soutien direct à la Direction, vous assurerez la gestion administrative courante de l’entreprise. Polyvalent·e et organisé·e, vous intervenez dans les domaines RH, comptabilité, gestion des ventes, et la mise à jour du site internet.
RESPONSABILITÉS PRINCIPALES
Administration & Support
- Accueil téléphonique et gestion des courriers/e-mails
- Classement, archivage et organisation documentaire
- Rédaction de courriers et de documents divers
- Coordination administrative avec les différents services internes
Ressources Humaines
- Rédaction et suivi des contrats de travail
- Suivi des absences, arrêts maladie et accidents de travail
- Transmission des documents aux assurances sociales et partenaires RH
Comptabilité & Facturation
- Classement et gestion des factures (créanciers/débiteurs)
- Préparation des documents pour la fiduciaire
- Suivi des paiements, relances clients et rappels
Ventes & Clients
- Élaboration des bons de livraison (BL)
- Création et envoi des factures clients
- Relance des factures impayées
- Suivi des demandes clients en lien avec les autres services
Mise à jour du site web
- Publication de contenus, offres ou actualités
- Collaboration avec des prestataires ou services pour la maintenance basique
PROFIL RECHERCHÉ
- Expérience confirmée dans une fonction similaire en Suisse
- Formation commerciale (CFC employé·e de commerce ou équivalent)
- Connaissance du fonctionnement des assurances sociales suisses
- Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, Outlook)
- Aisance dans un environnement digital (site internet, facturation, outils en ligne)
QUALITÉS PERSONNELLES
- Autonomie, rigueur et sens de l’organisation
- Discrétion et fiabilité
- Bonne gestion des priorités
- Polyvalence et esprit d’équipe
- Bonne communication écrite et orale
Contact
Utopia coffee