Administration

Un-e secrétaire de l'infirmier-ère chef-fe de Service pour la pédiatrie

Afin de compléter notre équipe, nous recherchons, pour le 1er septembre 2025 ou pour date d'entrée à convenir, un-e secrétaires pour l'Infirmier-ère Chef-fe de service (ICS) pour le secteur de la pédiatrie, à un taux d'activité de 70%.

Contexte

Le Centre hospitalier universitaire vaudois (CHUV) est l'un des 5 hôpitaux universitaires suisses. Grâce à sa collaboration avec la Faculté de biologie et médecine de l'Université de Lausanne et l'EPFL, le CHUV joue un rôle de pointe dans les domaines des soins médicaux, de la recherche médicale et de la formation.

Au sein du Département femme-mère-enfant (DFME), le Service de pédiatrie offre un prise en charge complète et multidisciplinaire des enfants âgés de 0 à 18 ans. Il entretient des liens étroits avec les autres services du département tels que néonatologie, chirurgie pédiatrique, médecine des adolescents, gynécologie et obstétrique.

Mission

• Vous assistez les ICS dans leurs activités et mettez à leur disposition vos compétences d’organisation, de gestion et de planification afin d’assurer le bon déroulement et la coordination des missions du secrétariat, tout en garantissant des liens fonctionnels avec les différents interlocuteurs et partenaires
• Vous assurez l’ensemble de la correspondance de manière autonome et êtes à même d’analyser et traiter les demandes courantes, de suivre les dossiers dans le respect des délais ou encore d’informer sur les procédures et directives en vigueur
• Vous gérez l'agenda de l'ICS avec efficacité
• Vous organisez les réunions et colloques de service, préparez les documents ad hoc (bilans, statistiques, rapports et présentations Powerpoint) et assurez la prise de PV et le suivi des décisions prises
• Vous collaborez étroitement avec l’unité des RH pour toutes demandes en lien avec la gestion administrative du dossier des collaborateurs-trices
• Vous assurez de façon autonome la gestion du temps des unités concernées sur Polypoint (gestion des icônes, introduction des nouveaux collaborateurs-trices, suivi des changement horaires, maladies, accidents, réduction de vacances, dates congé maternité, CNP, bouclements annuels et mensuels, etc)
• Vous contribuez de manière active à la qualité, au développement et à l’amélioration des prestations des unités concernées.

Profil

• Vous êtes titulaire d'un CFC d'employé-e de commerce ou titre jugé équivalent
• Vous êtes au bénéfice de plusieurs années d’expérience dans un secrétariat idéalement dans le milieu hospitalier
• Vous possédez d’excellentes compétences rédactionnelles et orthographiques vous permettant d’assurer de manière autonome la correspondance courante
• Vous pouvez attester d'une parfaite maîtrise des outils informatiques (MS-Office) ainsi que du système de gestion du temps Polypoint
• Dynamique, responsable et organisé-e, votre esprit d’équipe et votre gestion des priorités vous permettent de faire face aux imprévus avec aisance
• Personnalité proactive mais toujours diplomate, vos qualités relationnelles vous permettent d’assurer l’interface entre les différents interlocuteurs en garantissant les liens fonctionnels
• Doté-e d'une grande capacité d'analyse et de synthèse, rigoureux-euse et précis-e dans votre travail, votre fiabilité n’est plus à démontrer. Votre conscience professionnelle et votre flexibilité vous permettront de vous intégrer rapidement au sein de notre petite équipe et de mener à bien les missions de ce poste.

Selon profil, la classe salariale sera comprise entre les niveaux 5 et 6.

Nous offrons

Devenir une collaboratrice ou un collaborateur du Centre hospitalier universitaire vaudois, c'est l'assurance de bénéficier :

• De prestations sociales de premier ordre, d'un congé paternité de 20 jours et d'un congé maternité de 4 mois (avec possibilité d’un mois supplémentaire de congé d’allaitement)
• D'une progression salariale régulière et adaptée aux responsabilités
• D’un 13ème salaire et de 25 jours de vacances par année
• D'un droit à trois jours de formation minimum par année, avec l’accès à une offre variée au sein du Centre des Formations du CHUV et des centres de formation partenaires de l'Etat de Vaud
• D'un accès facilité à l'un des 500 logements meublés proposés dans les quartiers environnants pour les personnes qui s'installent en Suisse depuis l'étranger
• D’avantages sociaux, culturels et économiques offerts aux membres de l’association H-Oxygène
• D’avantages proposés dans le cadre du plan de mobilité (rabais sur les abonnements des transports publics, promotion des véhicules «Mobility» et rabais sur l’achat de vélos électriques
• De restaurants d'entreprise de qualité hôtelière, dans chacun des bâtiments hospitaliers avec des tarifs préférentiels.

Contact et envoi de candidature

Contact pour informations sur la fonction : Mme Carol Fauchereau - Conseillère RH - tél. 021 314 24 39.

Dans la mesure où toutes nos candidatures sont traitées de manière électronique, nous vous remercions de postuler exclusivement par internet, en cliquant sur le bouton POSTULER en bas de l’annonce.

En cas de difficulté pour postuler, vous pouvez consulter notre procédure comment postuler en ligne. Si pour des raisons techniques vous ne parvenez pas à postuler en ligne, nous vous invitons à contacter notre Unité recrutement, qui vous accompagnera dans votre démarche, soit par mail à E-Mail schreiben, soit par téléphone au 021 314 85 70

Dans le cadre du processus de recrutement pour ce poste, en cas d'engagement, il sera nécessaire de nous fournir un extrait du casier judiciaire original. Il vous sera également demandé de présenter vos diplômes originaux ainsi qu’une pièce d’identité.

Le CHUV applique les exigences de qualité les plus élevées dans le cadre de ses processus de recrutement. En outre, soucieux de promouvoir la diversité de nos collaboratrices et collaborateurs, nous sommes attentifs aux différents parcours de vie et mettons tout en œuvre pour garantir l’égalité de traitement et éviter toute discrimination. Nous nous réjouissons de recevoir votre candidature.

Nous remercions par avance les agences de placement de prendre bonne note que les candidatures insérées par leurs soins directement sur notre plateforme de recrutement ne sont pas acceptées et ne peuvent donner lieu à une facturation. Merci de votre compréhension.