Dans le respect des directives et procédures institutionnelles et du CURML, vous assurez, conjointement avec vos collègues, les activités de secrétariat de l'Unité de médecine et imagerie forensiques (UMF). Vous gérez les contacts avec l’externe (agences funéraires, ministère public, familles etc.), répondez aux différentes demandes complexes, orientez les appels téléphoniques et assurez la réception physique des visiteurs et visiteuses.

Vous assurez le suivi administratif des dossiers complexes, y compris la préparation des documents pour l’envoi (rapports médicaux légaux), la facturation, la clôture et l’archivage, ainsi que la gestion des mandats urgents. Vous participez à l’amélioration de l’efficience administrative en étant force de proposition.

Vous avez également la charge d’établir les différentes statistiques (mises à jour mensuelle et annuelle) ainsi que la mise à jour des bases de données usuelles (VRH, Qualiac) des médecins de l’unité.

Vous êtes au bénéfice d’un CFC d'employé ou employée de commerce ou d'un titre jugé équivalent, disposez de plusieurs années d’expérience dans la gestion d’un secrétariat et possédez d’excellentes connaissances de la terminologie médicale. Une expérience préalable dans une entité publique et/ou dans le domaine juridique représente un réel atout.

Faisant preuve d'une grande aisance rédactionnelle, vous maîtrisez parfaitement la langue française, la dactylographie sous dictaphone ainsi que les logiciels de reconnaissance vocale (winscribe, Dragon, etc.).

A l'aise en informatique, vous justifiez d'un niveau ECDL Advanced pour Word ou êtes disposé-e à effectuer la formation.

Flexible et autonome, vous avez le sens de l’organisation et une très bonne gestion des priorités. Vous êtes une personne ouverte aux changements et appréciez le travail en équipe. Par ailleurs, le domaine d'activité exige un grand sens de la diplomatie et de la confidentialité.

• Entrée en fonction : dès que possible
• Nombre de postes : 1
• Taux d’activité : 100%
• Classe de fonction : 10-11 (selon les prérequis de formation)
• Contrat : CDD jusqu'au 31.12.2025
• Délai de candidature : 27.06.2024
• Demande de renseignements : MrS. Candolfi, responsable administratif et financier du DMPR, Écrire un email

Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail.

Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.

Souhaitant s’engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l’Office cantonal de l’emploi.