Event Account Coordinator

Event Account Coordinator

We are a global engagement marketing agency that creates human-centric touchpoints that unleash the power of people to deliver innovation and growth.

Firm believers in the power of building community since 1987, we are helping brands, associations and not-for-profit organisations solve their key people challenges through our core expertise: Live & virtual events, Strategic & digital communications and Consulting & community solutions.

We are an independently owned agency, headquartered in Geneva, Switzerland, with a global presence of 60 offices in 31 countries.

LOCATION: TORONTO or MONTREAL

JOB OBJECTIVE

A key supporting member of our Operations team the Registration & Events Coordinator is responsible for assisting Account Managers and the Operations department in delivering world-class conferences and events in the Corporate Division.

MAIN RESPONSIBILITIES

Project Management (45%)

Effectively manages and assists on project/events (design, plan, organize, deliver and measure) by effectively creating and executing against project timelines based on priorities, resource availability, and other project requirements (i.e., budget).

• 360° peripheral vision of all on-going matters within a project
• Effectively assist with execution of all project details from start of project
• Communicate the status of projects being managed, including timeframes and document requirements, and key operational issues through (in)formal communications (e.g., status reports, e-mails, updates at meetings)
• Client communication - produce meeting agendas followed by contact reports
• Determine timelines and critical dates
• Manage a dedicated part of a project, or a basic project
• Communicate with vendors when applicable
• Prioritize tasks and projects
• Source project-related 3rd-party vendors appropriately and effectively, primarily from the Global and Local Preferred Partner Lists
• Registration management for projects including creation and revisions of registration copy decks, build of registration site (using 3rd party vendors such as Cvent) attendee management, reporting, etc.
• App management for projects including creation and revisions of copy decks, build of app, launch and maintenance, etc.
• Assist Air Manager in monitoring flight itineraries
• Hotel management – manage rooming lists, billing requirements, etc.
• Create travel itineraries for attendees
• Manage/assist with the creation of print & digital collateral
• Research/assist with décor, entertainment and gifting proposals
• Propose menu recommendations for projects
• On-site support when applicable (may include travel)
• Assist with the creation of Function Sheets & Tie-Down meeting requirements

Leadership & Relationship Management (5%)

Systematic identification, analysis and planning of actions to lead, communicate with and influence internal & external stakeholders. Stakeholders include those who have an influence /interest in /impacted by or have role within the project (e.g. internal team, departments, MCI global, clients and suppliers).

Internal:

• Build, maintain & entertain privileged relationships with relevant internal & external stakeholders (project assistants, colleagues, vendors)
• Communicate expectations, roles and responsibilities to assistants and interns
• Delegate tasks and responsibilities
• Provide regular feedback on job performance of internal team (assistants/interns)
• Maintaining up-to-date documentation and user manuals, while working with colleagues on developing new templates

External:

• Acknowledge and monitor stakeholder concerns and capabilities
• Communicate effectively with stakeholders
• Make recommendations to improve service
• Take a client perspective, recognize and meet their needs (Service Orientation)

Financial Management (20%)

Apply MCI's financial processes; prepare, justify and administer the project/event budget; oversee sourcing and contracting to achieve desired results; monitor expenditures, cash flow, maximise GM and use cost/benefit thinking to set priorities.

• Establish record keeping system e.g. receipts
• Monitor cash flow procedures
• Process approved invoices
• Entering costs into financial database

Administration and IT (30%)

Completes procedures, documents, forms, reports that are essential to the day-to-day operations of project/events. Masters the systematic use of MCI & other available templates, tools & IT systems.

• Capable to identify and gather all information needed to successfully manage projects according to scope defined
• Keep records accurate and current
• Monitor use and effectiveness of information systems
• Effectively use all job-related tools and systems, computer hardware/software

DESCRIPTION OF THE RELATIONSHIPS

• Reports to Operations Team Lead/Manager
• Internally collaborates primarily with Account Managers & Registration Coordinators
• Maintains professional relationships with clients, vendors and temporary staff

JOB REQUIREMENTS

• Minimum of one-year relevant industry experience, event coordination preferred
• Degree or Diploma in Hospitality/Event Management or related field
• Excellent verbal and written professional communication skills
• Great customer service orientation and a positive attitude
• Enjoys working in a fast-paced team environment, able to meet deadlines and multitask
• Well-developed time management & problem-solving skills: highly organized, efficient, and detail-oriented
• Responsible and able to work both independently and with project teams for individual events
• Cvent and event registration experience a requirement
• Event App software experience a requirement
• Must be bi-lingual ENG/FRENCH

SPECIFIC TECHNICAL SKILLS

• Strong computer skills are a must:
• Highly proficient levels in MS Excel, Word, PowerPoint and Outlook
• Effectively able to use computer software and technology to organize and present client data and information
• Knowledge of Cvent, event registration tools, event app tools a requirement
• Experience with workflow platforms such as Wrike, an asset but not required
• Database management knowledge is an asset

ADDITIONAL REQUIREMENTS

The Account Coordinator will require travel and work on evenings and weekends.

• May be required to be outdoors for extended periods of time
• Moderate lifting especially during on-site execution of events, and a considerable amount of walking and standing is expected
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OBJECTIF D’EMPLOI

Étant membre clé de l’équipe des opérations, le coordonnateur de comptes est chargé d’aider les directeurs de comptes et le service des opérations à organiser des conférences et des événements de calibre mondial dans la division corporative.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Gestion de projets (45%)

Gérer efficacement les projets et les événements (conception, planification, organisation, réalisation et évaluation) et y contribuer en créant et exécutant efficacement les échéanciers des projets en fonction des priorités, de la disponibilité des ressources et d’autres exigences du projet (ex : le budget).

• Vision périphérique à 360° de toutes les questions d’un projet
• Aider efficacement à l’exécution de tous les détails dès le début du projet
• Communiquer l’état d’avancement des projets gérés, y compris les échéanciers et les exigences en matière de documents, ainsi que les principaux enjeux opérationnels au moyen des outils utilisés (p. ex., rapports, courriels, mises à jour des réunions)
• Communication avec les clients : produire les ordres du jour des réunions et suivis des réunions
• Déterminer les échéances et les dates critiques des projets
• Gérer une partie dédiée d’un projet, ou en entier
• Communiquer avec les fournisseurs, le cas échéant
• Prioriser les tâches et les projets
• Trouver des fournisseurs de façon appropriée et efficace, principalement à partir des listes de partenaires privilégiés mondiaux et locaux
• La gestion de l’inscription des projets, y compris la création et la révision des dossiers d’inscription, la construction du site d’inscription (à l’aide de fournisseurs si requis), la gestion des participants, les rapports, etc.
• Gestion des applications pour les projets, y compris la création et la révision, la construction de l’application, le lancement et la maintenance, etc.
• Aider le gestionnaire des vols à vérifier les itinéraires de vol
• Gestion des hôtels : gestion des listes d’hébergement, des exigences de facturation, etc.
• Créer des itinéraires de voyage pour les participants
• Gérer et aider à la création de documents imprimés et numériques
• Rechercher et aider pour les propositions de décoration, de divertissement et de dons
• Proposer des recommandations de menus pour les projets
• Soutien sur place, s’il y a lieu (peut inclure les déplacements)
• Aider à la création de documents de fonctions et de pré-conférence répondant aux exigences

Leadership & gestion des relations (5%)

Identification, analyse et planification systématiques des actions à prendre, communiquer et influencer les parties prenantes internes et externes. Les intervenants comprennent ceux qui ont une influence, un intérêt dans le projet ou qui y ont un rôle àjouer (p. ex., l’équipe interne, les différents départements, MCI global, les clients et les fournisseurs).

Interne :

• Établir et entretenir des relations privilégiées avec les intervenants internes et externes pertinents (assistants de projet, collègues, fournisseurs)
• Communiquer les attentes, les rôles et les responsabilités aux assistants et aux stagiaires
• Déléguer des tâches et des responsabilités
• Donner régulièrement des commentaires sur le rendement au travail de l’équipe interne (assistants/stagiaires)
• Tenir à jour la documentation et les manuels d’utilisateurs, tout en travaillant avec l’équipe à l’élaboration de nouveaux modèles

Externe :

• Reconnaître et surveiller les préoccupations et les capacités des intervenants
• Communiquer efficacement avec les intervenants
• Faire des recommandations pour améliorer le service
• Prendre le point de vue du client, reconnaître ses besoins et y répondre (emphase sur le service)

Gestion financière (20%)

Appliquer les processus financiers de MCI; préparer, justifier et administrer le budget du projet ou de l’événement; superviser l’approvisionnement et les contrats afin d’obtenir les résultats souhaités; surveiller les dépenses, l’entrée et la sortie d’argent, maximiser le profit et utiliser une approche coûts-avantages pour établir les priorités.

• Établir un système de tenue de dossiers (ex : reçus)
• Surveiller l’entrée et la sortie d’argent
• Traiter les factures approuvées
• Saisie des coûts dans la base de données financière

Administration et IT (30%)

• Remplir les procédures, les documents, les formulaires et les rapports qui sont essentiels aux activités quotidiennes du projet ou des événements. Maîtriser l’utilisation des modèles, outils et systèmes informatiques de MCI.
• Capacité de déterminer et de recueillir toute l’information nécessaire pour gérer avec succès les projets conformément aux objectifs
• Tenir les dossiers à jour de façon fréquente
• Observer l’utilisation et l’efficacité des systèmes d’information
• Utiliser efficacement tous les outils et systèmes liés au travail, le matériel informatique et les logiciels

DESCRIPTION DES RELATIONS

• Doit se rapporter au Chef des opérations
• Collabore principalement à l’interne avec les Gestionnaires de comptes et les coordonnateurs à l’inscription.
• Entretenir des relations professionnelles avec les clients, les fournisseurs et le personnel temporaire

EXIGENCE DU POSTE

• Au moins un an d’expérience pertinente dans l’industrie de la coordination d’événement
• Diplôme en gestion d’événements ou autres domaines connexes
• Excellentes aptitudes professionnelles en communication orale et écrite
• Service à la clientèle irréprochable et attitude positive
• Doit aimer travailler au sein d’une équipe dynamique, capable d’exécuter plusieurs tâches et assignations simultanément avec efficacité et précision
• Se distinguer en gestion du temps et résolution de problèmes: une personne hautement organisée et minutieuse sur les détails
• Être responsable et capable de travailler de façon autonome avec des équipes de projet pour plusieurs événements

COMPÉTENCES TECHNIQUES SPÉCIFIQUES

• Il est essentiel d’avoir de solides compétences en informatique :
• Maîtriser en profondeur MS Excel, Word, PowerPoint et Outlook
• Capacité d’utiliser efficacement les logiciels et les technologies informatiques pour organiser et présenter les données aux clients
• Connaissance du langage HTML est un atout mais n’est pas requis
• Le bilinguisme, parlé et écrit, est essentiel (français et anglais)
• Connaissances en gestion des bases de données est un atout.

ADDITIONAL REQUIREMENTS

Le Coordonnateur de projets devra travailler les fins de semaine et le soir selon l’horaire des événements

• Pourrait travailler à l’extérieur pour une longue période de temps.
• Pourrait lever des charges modérées, surtout pendant l’exécution de l’événement sur place, et on s’attend à une quantité considérable de marche et de temps debout.

SALAIRE

Conformément à ce qui a été convenu avec l’employé

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