Office and IT Support Coordinator (m/w/d)

Rocken®

Key information

Publication date:04 December 2024
Workload:80 – 100%
Contract type:Permanent position
Salary:CHF 70 000 - 90 000 /year
Language:German (Fluent)
Place of work:Wallisellen

Rocken® ist ein Schweizer Unternehmen mit dem Sitz in Zürich.

Wir haben eine webbasierte Online- Plattform zur Jobsuche und Talentgewinnung entwickelt, die den Bewerbungsprozess digitalisiert und die Unternehmung dabei unterstützt, Talente am Markt rasch zu erkennen und langfristig für sich zu gewinnen. Mit einem digitalen Rocken Profil kann sich jeder Bewerber schnell und unkompliziert mit marktführenden Firmen verbinden und das Profil teilen.

Unsere Arbeit stellt technologisch und organisch die Menschen im Mittelpunkt. Rocken® bietet Executive- Search und Talent Management Beratung an, um die persönlichen und individuellen Ansprüche jedes Einzelnen abzuholen und diese in der Personalbeschaffung und Karriereplanung optimal umzusetzen.

Deine Verantwortung

Empfang und Betreuung von Mitarbeitenden, Besuchern, Kandidaten und Lieferanten, um für alle eine positive Erfahrung zu gewährleisten.

Als Hauptansprechpartner für das Team sorgst du für eine angenehme Büroatmosphäre und eine gute Zusammenarbeit.

Unterstützung von Führungskräften bei administrativen Aufgaben, insbesondere beim Dokumentenmanagement.

Verwaltung eingehender Anrufe und Firmenpost sowie Pflege eines gut organisierten Empfangsbereichs.

Regelmässige Büroinspektionen durchführen, Probleme lösen und hohe Standards für Ausstattung und Einrichtungen sicherstellen.

Koordination der externen Dienstleister vor Ort (Reinigung, Wartung, Catering) und Sicherstellung der Einhaltung von Verträgen und Leistungsstandards.

IT-Ausstattung für Events koordinieren und einrichten, z.B. Projektoren, Mikrofone, Videokonferenzsysteme und zuverlässiger Internetzugang. Alle Systeme werden vorab getestet, um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen.

Regelmässige Kontrolle der Büro-IT-Systeme, um sicherzustellen, dass die Ausstattung funktionsfähig und bereit für den Einsatz ist. Proaktive Fehlerbehebung zur Minimierung von Ausfällen.

Überwachung der IT-Service-Prozesse, um qualitativ hochwertigen Support für Endbenutzer zu gewährleisten.

Koordination von IT-Bestellungen (Hardware und Software) sowie Verwaltung des Inventars, enge Zusammenarbeit mit Lieferanten.

IT-Onboarding für neue Mitarbeitende, damit diese eine strukturierte und freundliche Einführung in die IT-Umgebung erhalten.

Verwaltung von Tools für Zusammenarbeit und Produktivität, wie Google Workspace, Slack, Zoom, Microsoft 365, zur Förderung der Team-Effizienz.

Unterstützung des globalen IT-Service-Desk und Verwaltung der Zendesk-Anfragen.

Technischer IT-Support bei Firmenveranstaltungen und Besprechungen, auch bei All Hands Sessions.

Deine Skills

Abgeschlossene Ausbildung im Bereich IT/Informatik sowie Berufserfahrung in diesem Bereich sind zwingend erforderlich.

1-2 Jahre Erfahrung im IT-Support, idealerweise im Service Desk oder einer ähnlichen Position, mit guten Fehlerbehebungsfähigkeiten für PC, Mac und grundlegende Netzwerktechniken.

Erfahrung in der Verwaltung von Google Workspace sowie im Gerätemanagement mit Tools wie Google Endpoint und Jamf Pro.

Vertrautheit mit Zusammenarbeitstools wie Slack, Zoom und 1Password.

Sehr gute organisatorische Fähigkeiten, mit Erfahrung im Büromanagement, der Fähigkeit, Aufgaben effektiv zu priorisieren und mehrere Verantwortlichkeiten zu bewältigen.