Executive Assistant befristet

Aufgaben

• Stellvertretung im Direktions-Sekretariat in Sachen Agenda Führung und Reiseplanung, Gästeempfang, Mitorganisation von Anlässen
• Administrative Unterstützung für ein IT-Software Projekt, das heisst Protokollführung, Terminkoordination, Mitorganisation von Schulungen und Anlässen.
• Administrative Unterstützung im Bereich Immobilien in Sachen Agendaführung, Korrespondenzabwicklung, Sitzungsmanagement.
• Mitbetreuung und Unterstützung der Webseite
• Diverse Tätigkeiten z. B. Vertragsmanagement, Vor- und Nachbereitung von Sitzungsunterlagen, Rechnungswesen und Kreditorenworkflow
• Koordination von Neueintritten und Austritten von Mitarbeitenden, Schlüsselbestellungen, Telefon-/Badge-Anträge, Erstellung von Einführungsprogrammen
• Ansprechperson für allgemeine Auskünfte

Anforderungen

• Kaufmännische Ausbildung
• Mehrjährige Erfahrung in einer Assistenzfunktion
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch
• Fortgeschrittene PC-Kenntnisse in MS-Office
• Dienstleistermentalität und jemand, der gerne in einem Team arbeitet

Ihre Vorteile

• Spannende Herausforderung im Hochschulumfeld
• Interessanter Zwischenverdienst
• Arbeitsort sehr zentral in der Stadt Zürich, Kreis 1, ca. 10 Min. vom HB Zürich
• Homeoffice möglich

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