Asistente(a) de impresión y distribución

Grado: G5

Número de la vacante: GENEVA/GS/2024/19

Fecha de publicación: 7 de noviembre de 2024

Fecha de cierre (medianoche hora de Ginebra): 5 de diciembre de 2024

Job ID: 12529

Departamento: INTSERV

Unidad: PMSERV

Lugar de destino: Ginebra

Tipo de contrato: Duración determinada

El proceso de reclutamiento para los puestos GS está sujeto a las normas de contratación local y el artículo 4.3 del Estatuto del Personal de la OIT. La OIT sólo puede ofrecer un contrato a las personas que tienen un estatus de residencia válido en Suiza o que residen actualmente en la vecina Francia.

Pueden participar:

• Los candidatos internos de la OIT, con arreglo a lo dispuesto en los párrafos 31 y 32 del anexo I del Estatuto del Personal.
• Candidatos externos*

La OIT valora positivamente la diversidad de su personal. Se alientan las candidaturas de mujeres y hombres cualificados, con independencia de que estén o no discapacitadas. Si no puede completar el formulario de solicitud en línea debido a una incapacidad, por favor envíe un correo electrónico a E-Mail schreiben.

Se podría exigir que los candidatos tomen una prueba para evaluar sus conocimientos en Microsoft Word, Excel y/o Power/Point, u otros conocimientos. Además de las entrevistas y exámenes que se puedan exigir a todo candidato, todos los candidatos externos deberán superar el Centro de Evaluación de la OIT.

*Condiciones de empleo para los candidatos externos: Conforme a la práctica vigente en la OIT, el candidato externo será normalmente contratado en el primer escalón de dicho grado. El salario de entrada para este puesto es : 78,737 francos suizos por año.

Introducción

Este puesto está ubicado en el Servicio de Gestión de la Producción (PMSERV). Forma parte de la Unidad de Producción y Gestión de Publicaciones (PRODOC), que depende del Departamento de Servicios Internos y Administración (INTSERV). INTSERV es responsable de la gestión de edificios, los bienes y las existencias, la seguridad, la producción, la gestión de la distribución de publicaciones y los privilegios diplomáticos, los viajes y el transporte, el uso de los espacios públicos y los servicios internos generales. PRODOC es responsable de todos los aspectos de la producción y gestión de publicaciones, incluido el acceso abierto, los derechos de autor, el diseño, la edición, la corrección de pruebas y el control de calidad, la producción digital y la impresión interna y externa. La unidad produce y distribuye documentos oficiales de la OIT y la mayoría de las publicaciones producidas en la sede de la OIT.

PMSERV es responsable de las plataformas de publicación, la producción digital, la impresión, la gestión del almacenamiento, la encuadernación, la distribución y la venta de una amplia variedad de documentos, publicaciones y material promocional.

El titular realizará tareas relacionadas con la producción física, el acabado de documentos y las actividades de distribución, incluida la gestión de existencias. En caso necesario, el titular deberá trabajar fuera del horario laboral normal.

Funciones específicas

1. Asistir al supervisor en la realización de los trabajos de impresión y acabado de acuerdo con el plan de trabajo establecido.

2. Proporcionar información y asistencia a los clientes, tanto verbalmente como a través de canales de comunicación digitales.

3. Comprobar y preparar los archivos de impresión entrantes para la impresión, incluida la cantidad, calidad y precisión de los productos entregados de acuerdo con los procedimientos de producción y distribución.

4. Montar, maquetar, imponer y comprobar archivos PDF para impresión. 5. Programar y producir en impresoras digitales. 6. Realizar operaciones de encuadernación y acabado. Prestar asistencia al personal interno y temporal en función de las necesidades operativas.

5. Asistir al supervisor en el mantenimiento de todas las máquinas de impresión, acabado y expedición. Proporcionar asesoramiento técnico en la actualización y renovación de todos los equipos.

6. Preparar y redactar la correspondencia general y administrativa. Contribuir a la preparación de los mandatos técnicos.

7. Controlar e informar sobre el estado de los consumibles de impresión y distribución. Gestionar los pedidos y controlar las entregas.

8. Registrar las solicitudes de trabajo individuales y cargar los archivos de producción finales en el Sistema de Gestión de Publicaciones, garantizando la exactitud de los metadatos de impresión y acabado.

9. Preparar los envíos en coordinación con los servicios de correo y expedición de la OIT.

10. Realizar tareas relacionadas con la distribución de documentos en reuniones oficiales.

11. Desempeñar otras tareas afines que se le asignen.

Calificaciones requeridas

Educación

Estudios secundarios completos.

Experiencia

Un mínimo de cinco años de experiencia pertinente.

Idiomas

Excelente dominio de un idioma de trabajo de la Organización (español, francés o inglés) y conocimiento práctico de un segundo idioma de trabajo.

Competencias

Conocimientos y competencias (técnicas/personales)

• Conocimiento y comprensión profundos de las tareas y los requisitos del puesto y capacidad para organizar el trabajo.

• Capacidad para llevar a cabo una tarea con instrucciones mínimas sobre las técnicas que deben aplicarse.

• Capacidad para llevar registros e inventarios.

• Capacidad para utilizar ordenadores en general y el paquete Office en particular.

• Buen conocimiento de las plataformas digitales para gestionar las solicitudes de los clientes, procesar los trabajos y almacenar los archivos digitales.

• Capacidad demostrada para utilizar programas informáticos de edición.

• Competencia en gestión y distribución de existencias.

• Buen conocimiento de la cadena gráfica.

• Conocimiento de los procedimientos editoriales.

• Capacidad de organización y orientación del personal de apoyo.

• Capacidad de iniciativa y de mantenerse al corriente de las nuevas técnicas de trabajo.

• Capacidad para mantener buenas relaciones y contactos con colegas y proveedores de servicios.

• Capacidad para trabajar eficazmente en un entorno multicultural, con una actitud y un comportamiento modélicos, sensibles a las cuestiones de género, inclusivos y no discriminatorios.

Proceso de reclutamiento

Sírvase tomar nota de que los candidatos deben rellenar un formulario en línea. Para presentar su candidatura, visite el sitio de contratación electrónica de la OIT, ILO Jobs: https://jobs.ilo.org/. El sistema le indicará los pasos que deberá seguir para presentar su candidatura en línea.

Evaluaciones (las cuales pueden incluir una o varias pruebas escritas y una pre-entrevista basada en las competencias) y las entrevistas se llevarán a cabo, en principio, entre 1 a 3 meses posteriores a la fecha de cierre. Los candidatos deberán garantizar su disponibilidad en caso de pré-selección.

Peligro fraude

La OIT no cobra gastos en ninguna de las etapas del proceso de selección: presentación de la candidatura, entrevista, tramitación o formación. No deberían tomarse en consideración los mensajes que no procedan de direcciones de correo electrónico de la OIT- ilo@org. Además, la OIT no exige ni precisa datos bancarios de los candidatos.