PMO Consultant (m/w/d) - DORA Implementierung
Key information
- Publication date:01 November 2024
- Workload:100%
- Contract type:Temporary
- Place of work:Zürich
Stellenbeschreibung
Über das Projekt:
Im Rahmen des Digital Operational Resilience Act (DORA)-Programms suchen wir einen erfahrenen PMO-Consultant, der die Programmleitung umfassend in allen Projektaktivitäten unterstützt und als zentrale Anlaufstelle für die Teilprojektleiter*innen (Capability Cluster Leads) fungiert.
Aufgaben und Verantwortlichkeiten:
Über das Projekt:
Im Rahmen des Digital Operational Resilience Act (DORA)-Programms suchen wir einen erfahrenen PMO-Consultant, der die Programmleitung umfassend in allen Projektaktivitäten unterstützt und als zentrale Anlaufstelle für die Teilprojektleiter*innen (Capability Cluster Leads) fungiert.
Aufgaben und Verantwortlichkeiten:
- Unterstützung der DORA-Programmleitung:
- Enge Zusammenarbeit mit der DORA-Programmleitung und Unterstützung bei der Umsetzung und Steuerung aller projektbezogenen Aktivitäten.
- Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs des Programms durch kontinuierliche Abstimmung und proaktive Problemlösung.
- Steuerung der Teilprojektleiter*innen (Capability Cluster Leads):
- Koordination und Unterstützung von 13 Capability Cluster Leads (CC Leads) bei der Erfüllung ihrer Aufgaben und Einhaltung der Projektziele.
- Regelmäßige Abstimmung mit den CC Leads zur Überprüfung und Sicherstellung der termingerechten und inhaltlich korrekten Umsetzung ihrer Action Items in SharePoint.
- Pflege und Management des DORA-Action-SharePoints:
- Aktualisierung und Pflege der SharePoint-Plattform, die alle offenen und abgeschlossenen Aufgaben der CC Leads dokumentiert.
- Erfahrungen mit SharePoint sind von Vorteil, um die Einhaltung der Aufgabenübersicht und die Verfügbarkeit von relevanten Daten sicherzustellen.
- Erstellung von Reports für die Geschäftsleitung (GL) und Steering Committee (SteCo):
- Aufbereitung und Analyse der Daten aus SharePoint zur Erstellung regelmäßiger Berichte für die Geschäftsleitung und das Steering Committee.
- Sicherstellung der Genauigkeit und Aktualität der Reports zur Berichterstattung über Projektfortschritte und -status.
- Vorbereitung von Steering Committee Präsentationen:
- Erstellung und Anpassung von Präsentationen für das Steering Committee und andere wichtige Gremien, um den aktuellen Projektstatus und Fortschritt zu präsentieren.
- Sicherstellung, dass die Präsentationen auf dem neuesten Stand sind und bestehende Materialien effektiv wiederverwendet werden.
- Erstellung und Anpassung von Kommunikations- und Awareness-Material:
- Entwickeln und Anpassung von Kommunikations- und Schulungsmaterialien basierend auf bestehenden Ressourcen, um sicherzustellen, dass alle Stakeholder informiert und geschult sind.
- Sicherstellung einer konsistenten und zielgerichteten Kommunikation innerhalb des Projektteams und zu anderen Projektbeteiligten.
- Proaktive Zusammenarbeit mit den CC Leads:
- Enge, proaktive Zusammenarbeit mit den Capability Cluster Leads, um sicherzustellen, dass die Action Items in SharePoint zeitgerecht und inhaltlich korrekt bearbeitet werden.
- Klare Abstimmung der Prioritäten und Deadlines in Absprache mit den jeweiligen Leads.
- Nachweis und Evidenzmanagement:
- Einholen und Dokumentation der notwendigen Evidenzen gemäß den Anforderungen, wie in SharePoint beschrieben.
- Koordination und Abstimmung mit Kontrollfunktionen zur Überprüfung der Evidenzen und Sicherstellung der Einhaltung aller Anforderungen.
- Teilnahme und Zusammenfassung des Global DORA Calls:
- Regelmäßige Teilnahme an den globalen DORA-Meetings und Erstellung von Zusammenfassungen und Protokollen für die Projektbeteiligten.
- Erfahrung in der Projektsteuerung und -koordination, vorzugsweise im Rahmen von regulatorischen oder IT-Projekten.
- Fundierte Kenntnisse in der Nutzung von SharePoint zur Aufgaben- und Dokumentenverwaltung.
- Erfahrung in der Erstellung von Berichten und Präsentationen für die Geschäftsleitung oder Entscheidungsgremien.
- Starke Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten sowie ein hohes Maß an Selbstständigkeit und Eigeninitiative.
- Fähigkeit, komplexe Sachverhalte prägnant und verständlich darzustellen und zu dokumentieren.
- Sicherer Umgang mit MS Office-Tools, insbesondere PowerPoint und Excel.
- Erfahrung im regulatorischen Umfeld oder mit Compliance-Projekten ist von Vorteil jedoch nicht zwingen notwendig
- Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
Maximillian Hirtz
