Secrétaire administrative à 60-80%

Secrétaire administrative à 80 % – Poste clé au sein de pharmaGenève

Vous souhaitez contribuer à la réussite des projets d’une association dynamique et influente dans le secteur de la santé ? Rejoignez pharmaGenève en tant que secrétaire administrative à 60-80 % pour un poste stimulant et varié.

Votre mission : un rôle central au service des activités de l’association

En collaboration étroite avec le Secrétaire Général et les membres du comité, vous jouerez un rôle essentiel dans la coordination et la gestion des activités et projets de l’association.

Vos responsabilités principales incluent :

1. Gestion administrative et organisationnelle :

Assurer l’accueil téléphonique et présentiel avec professionnalisme. Gérer le courrier, les correspondances, et maintenir les archives du secrétariat à jour. Rédiger divers documents en lien avec les projets en cours.

2. Organisation des conférences et formations continues :

Soutenir activement la préparation et la coordination logistique des conférences de formation continue organisées par pharmaGenève. Gérer les inscriptions des participants, organiser les supports pédagogiques, et veiller au bon déroulement des événements. Assurer un rôle d’interlocuteur clé entre les membres et l’association pour répondre à toutes les questions relatives aux conférences et formations continues.

3. Suivi des apprentis assistants en pharmacie :

Assurer un rôle clé dans le suivi administratif et pédagogique des apprentis assistants en pharmacie. Maintenir un lien régulier avec les apprentis et leurs formateurs pour garantir le bon déroulement de leur parcours.

4. Appui stratégique et opérationnel :

Accompagner le Secrétaire Général dans des tâches stratégiques et opérationnelles. Participer activement à des groupes de travail, assurer le suivi de projets complexes et veiller au respect des échéances.

5. Coordination et reporting :

Rédiger des procès-verbaux lors de séances importantes et garantir le suivi des dossiers. Effectuer un reporting hebdomadaire sur l’avancement des projets.

Votre profil : un atout pour notre équipe

Vous êtes titulaire d’un CFC d’employé de commerce ou d’un diplôme équivalent. Vous maîtrisez parfaitement la langue française, avec d’excellentes compétences rédactionnelles. La connaissance de l’allemand est un atout appréciable. Vous êtes à l’aise avec les outils informatiques, notamment MS Office. Vous possédez un excellent sens de la communication, êtes force de proposition et savez faire preuve de persévérance. Vous travaillez aussi bien de manière autonome qu’en équipe, avec un fort sens des responsabilités et une capacité à gérer les imprévus. Une expérience dans un poste similaire est un avantage.

Ce que nous offrons : un environnement de travail stimulant et flexible

Des conditions de travail attractives dans une ambiance collaborative et bienveillante. Une grande flexibilité dans la gestion et la récupération des heures supplémentaires. L’opportunité de jouer un rôle clé dans le développement d’une association en plein essor.