Chargé-e d’administration à 60% bilingue français-allemand
Key information
- Publication date:18 December 2024
- Workload:60%
- Contract type:Permanent position
- Place of work:Avenue Ernest-Pictet 20, 1203 Genève
Le Service social international – Suisse (SSI Suisse) existe depuis 1932 et s’appuie sur un réseau de partenaires professionnels dans 120 pays pour défendre les droits individuels des enfants, des familles et des personnes migrantes dans un contexte transnational. Il leur offre son soutien sur le plan social, juridique et professionnel.
Notre action est financée par la Confédération, les cantons et les communes. Nous nous appuyons également sur la solidarité de donateurs privés, entreprises, fondations ou particuliers qui nous soutiennent dans la réalisation de projets.
Pour renforcer notre équipe administrative et pour soutenir la direction nous mettons au concours un poste de :
Pour renforcer notre équipe administrative et pour soutenir la direction nous mettons au concours un poste de :
Chargé-e d’administration à 60% bilingue français-allemand
Lieu de travail : Genève
Entrée en fonction : au plus vite
Objectifs du poste :
L’objectif principal de ce poste est de soutenir la direction pour :
- L’organisation et la planification du suivi administratif des contrats avec nos bailleurs de fonds en Suisse latine et alémanique ;
- La mise à jour et le suivi de la base de données Odoo (ERP - Enterprise Resource Planning)
L’objectif complémentaire est de participer à l’optimisation de l’utilisation de notre ERP Odoo, d’y inclure les réflexions sur l’intégration de l’intelligence artificielle, afin d’améliorer la gestion administrative de notre institution.
Tâches et responsabilités principales :
I. Mise en place d’un système de suivi des contrats :
- Calendrier (gestion proactive des délais, organisation interne, prise de rendez-vous)
- Statistiques :
• Extractions du logiciel Odoo à des fins de présentation et négociations
• Mise en page dans Excel
- Facturation :
• Élaboration des dossiers de facturation
• Suivi à l’interne avec les responsables de dossiers
• Edition et envois
• Suivi des paiements et remerciements
• Suivi des rappels
- Classement
II. Mise à jour de la base de données Odoo
Aptitudes et compétences :
- Excellent sens de l’organisation et bonne gestion des priorités ;
- Rigueur, autonomie et sens des responsabilités ;
- Vivacité d’esprit et dynamisme ;
- Polyvalence et précision ;
- Intérêt marqué pour l’intelligence artificielle et son utilisation dans la gestion administrative.
Qualifications :
- Être au bénéfice d’un CFC d’employé-e de commerce, d’un brevet d’assistant-e ou d’une formation équivalente ;
- Avoir au moins 3 années d’expérience à un poste similaire, idéalement dans un environnement de type fondation ou ONG ;
- Avoir une parfaite maîtrise du français et une très bonne maîtrise de l’allemand (niveau C1), ou inversement ;
- Posséder de solides compétences organisationnelles et une parfaite maîtrise des outils informatiques usuels dont Excel.
Nous offrons :
- Un cadre de travail innovant et stimulant ;
- La possibilité d’acquérir de solides connaissances et une expertise dans les domaines traités ;
- Une autonomie dans le travail ;
- Une formation pour l’utilisation d’Odoo ;
- Le développement du poste à long terme ;
- Un emploi dans une ONG internationale, au sein d’une équipe dynamique et multidisciplinaire.
Postulation :
Veuillez envoyer votre dossier complet via la plateforme Jobup uniquement jusqu’au mercredi 8 janvier 2025. Les entretiens auront lieu au mois de janvier.
