Secrétaire - 80% à 100%

Au sein de l’équipe des cadres TRM (technicien(ne) en radiologie médicale) du Service de radiologie qui à la gestion d’une équipe de plus de 160 collaborateurs soignants et administratifs, vous avez la charge d'assister et de la soutenir administrativement. Vos missions couvrent l'ensemble des tâches liées à son activité médico-technique.

Vous assurez toute la gestion administrative de manière autonome des tâches liées à votre fonction du secrétariat, tel que la gestion des agendas et correspondance du chef TRM et de son adjoint, l’organisation de séance et la rédaction et prise de procès-verbaux, la gestion des dosimètres du service, la saisie des horaires des collaborateurs (VRH), la gestion des appels téléphoniques internes/externes ainsi que de la messagerie commune du secrétariat. Vous avez également en charge la mise à jour de différents documents sur le site intranet, ainsi que la numérisation et l'archivage de documents. Vous soutenez administrativement le processus de recrutement de nouveau personnel et des formalités permettant l’attribution des droits d’accès aux applications informatiques ou tout autre mandat confié par votre hiérarchie.

Dans un parfait esprit d’équipe et de collaboration, vous développez des relations étroites avec vos collègues et assurez la continuité du service lors des absences. Votre polyvalence et votre capacité d'adaptation sont des atouts majeurs pour évoluer dans ce poste où rigueur et performance sont la norme.

Vous êtes titulaire d'une maturité commerciale, ou d’un CFC d’employé ou employée de commerce, complétée d’un Diplôme de secrétaire médicale ou médical et d’une formation administrative type Brevet fédéral d’assistant ou assistante de direction, ou toute formation jugée équivalente.

Vous disposez d'une expérience réussie de 3 à 5 ans dans un poste similaire, au sein d'un secrétariat.

Vous avez une parfaite maîtrise du français à l'oral comme à l'écrit et de bonnes capacités de rédaction. La terminologie médicale vous est aisément compréhensible. La maîtrise de l'anglais, avec un niveau minimum B2 à l'écrit et à l'oral est un atout.

Vous avez de bonnes connaissances des outils informatiques (niveau ECDL advanced sur Word, Powerpoint et Excel requis) et vous possédez de très bonnes connaissances des logiciels en vigueur aux HUG (DPI, E-Process, GRECO2, Vision RH, Teams).

Personne dynamique, rigoureuse et méthodique, vous faites preuve d'un sens aigu de l'organisation, de la prise d'initiative et de la planification. Grâce à votre polyvalence, vous êtes en mesure de gérer plusieurs tâches de manière simultanée (gestion des priorités, hiérarchisation des demandes, flexibilité).

Vous possédez une grande capacité à gérer le stress et à respecter des délais serrés, tout en maintenant un service impeccable.

Votre excellente aptitude à travailler en équipe vous permet de collaborer étroitement avec les professionnels et professionnelles de santé.

Enfin, vous faites preuve de discrétion et de respect de la confidentialité.

• Entrée en fonction: 01.12.2024 ou dès que possible
• Nombre de postes: 1
• Taux d'activité: 80% à 100 %
• Classe de fonction: 12 (Secrétaire 3)
• Contrat: CDD de 6 mois
• Délai de candidature : 15.11.2024
• Demande de renseignements :M. P. Challande, chef TRM du Service de radiologie,tél. 022 37 27 007

Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail.

Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.

Souhaitant s’engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l’Office cantonal de l’emploi.