Assistant(e) Administratif-(ve)
Key information
- Publication date:06 November 2024
- Workload:100%
- Contract type:Permanent position
- Place of work:Genève
En tant qu'Assistant(e) Administratif(ve), vous serez responsable de l'accueil des visiteurs, de la gestion des appels téléphoniques et des courriers, ainsi que de la préparation et du suivi des dossiers administratifs. Votre rôle est crucial pour garantir une organisation fluide et un environnement de travail bien structuré. Vous aurez également des missions spécifiques en fonction des besoins de l'entreprise.
Notre client est une PME Suisse
Missions
- Accueillir et diriger les visiteurs, clients, collaborateurs et fournisseurs.
- Gérer les appels téléphoniques et les courriers entrants et sortants.
- Organiser et maintenir à jour les dossiers administratifs et techniques.
- Assister les chefs de projets dans la rédaction, la planification et l'organisation des tâches.
- Vérifier, saisir et ventiler analytiquement les factures fournisseurs.
- Gérer les archives physiques et numériques.
- Suivre les stocks et approvisionner l'économat.
- Organiser et réserver les rendez-vous et déplacements.
- Assurer l'approvisionnement des imprimantes et la distribution des documents internes.
- Rédiger, mettre en forme et diffuser des documents (rapports, comptes rendus, devis, factures).
- Mettre à jour les tableaux de suivi (plannings d'interventions, contrats de maintenance).
- Facturer les petites interventions et la maintenance en collaboration avec les chefs de projets.
- Simplifier les processus existants et mettre en place des outils de suivi.
- Gérer la documentation administrative et créer les documents manquants.
Profil du candidat
- Expérience confirmée dans un poste administratif, idéalement dans le secteur de la construction.
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et des logiciels de gestion de projet.
- Bonne connaissance des procédures administratives et des documents liés à la construction métallique.
- Excellente rédaction et rigueur.
- Sens de l'organisation et autonomie.
- Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
- Sens du service et de l'accueil.
Conditions et Avantages
Poste fixe.
