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Logiciel de recrutement: à quoi devez-vous veiller lorsque vous postulez?

Lorsque vous soumettez une candidature, la procédure implique le plus souvent un logiciel de gestion des candidatures (ou Applicant Tracking System, ATS). Ce dernier effectue souvent une présélection des dossiers de candidature soumis. Comment fonctionne ce logiciel et comment concevoir votre dossier de candidature afin qu’il ne soit pas immédiatement écarté par le logiciel ?

Si, auparavant, les recruteurs affrontaient des montagnes de papier pour traiter les candidatures, ils reçoivent aujourd’hui généralement tous les documents sous forme numérique. À présent, un logiciel est capable de trier les dossiers de candidatures pour réaliser une présélection automatique des candidats adéquats, offrant ainsi un gain de temps considérable. Ce logiciel est un système de gestion des candidatures, qui permet de traiter et, éventuellement, de présélectionner les dossiers de candidature. Selon les besoins des entreprises, un ATS peut être implémenté ou consulté en ligne à l’échelle de l’entreprise. Ce processus numérique détermine donc désormais les carrières et les parcours de vie.

Comment fonctionne un ATS ?

En étant capable d’extraire parmi de grandes quantités de candidatures celles pertinentes pour une sélection finale ou un entretien d’embauche, un logiciel de gestion des candidatures fonctionne de façon semblable au moteur de recherche Google. Autrement dit, l’ATS répertorie un grand nombre d’informations et filtre en un clin d’œil celles qui pourraient intéresser les recruteurs sur la base de certains mots-clés. Pour ce faire, le système saisit et copie le contenu textuel des CV ainsi que des autres documents. Les termes et mot-clés sont ensuite automatiquement extraits et répartis en différentes catégories, comme expérience professionnelle, qualifications ou coordonnées. Le catalogue qui en résulte peut être consulté à volonté à l’aide de mots-clés, qui proviennent de la description du profil requis dans l’offre d’emploi. Sur la base de ces mots-clés, le système affiche en priorité les candidatures les plus pertinentes.

Que faire pour figurer en tête dans l’ATS ?

Souvent, les candidats fournissent de gros efforts dans la recherche de formulations originales pour laisser une impression positive aux lecteurs et se démarquer de la concurrence. Toutefois, il s’agit aujourd’hui surtout d’exploiter les termes utilisés dans l’offre d’emploi.

Ces mots-clés doivent absolument figurer dans votre lettre de motivation et votre CV. Petite astuce : vous connaissez peut-être déjà des collaborateurs de cette entreprise et pouvez trouver leurs profils sur les réseaux sociaux. Regardez sur Xing ou LinkedIn les descriptions de leurs postes et de leurs tâches. Ces descriptions fournissent une bonne base pour les mots-clés à utiliser.

Il faut aussi savoir qu’un ATS accorde un meilleur placement aux termes apparentés, qui ne figurent pas forcément directement dans l’offre d’emploi. Par exemple, si l’annonce concerne un poste de comptable, vous devriez utiliser des termes tels que « comptabilité salariale », « comptes annuels » ou « comptabilité double » dans votre dossier de candidature.

Combien de fois les mots-clés doivent-ils figurer ?

En principe, mieux vaut trop que pas assez. Autrement dit, il est préférable d’intégrer plusieurs fois dans le texte tous les termes-clés pertinents. Mais attention à ce que la lisibilité n’en pâtisse pas. En effet, si vous passez la première sélection, votre dossier devra également convaincre les recruteurs. Par conséquent, les formulations contenant des mots-clés, mais ne correspondant pas aux compétences du candidat, seront bien entendu écartées. Nous vous recommandons donc de n’utiliser les mots-clés que lorsqu’ils correspondent bien au contenu.

De plus, si vous avez déjà plusieurs expériences professionnelles, décrivez pour chaque emploi vos domaines de compétences au moyen des termes-clés pertinents pour le poste. Si vous avez déjà occupé trois ou quatre postes où vous étiez en charge des comptes annuels, veillez à utiliser plus souvent ce mot-clé afin que l’ATS vous évalue comme une personne avec davantage d’expérience qu’un candidat n’ayant occupé qu’un seul poste de ce type.

Et pour marquer encore plus de points auprès du logiciel, placez ces mots-clés également dans d’autres catégories que l’expérience professionnelle, comme la formation. Pour reprendre l’exemple cité plus haut, vous pouvez indiquer « formation d’expert-comptable », puis ajouter le terme « comptes annuels » parmi les domaines de formation.

Cet exemple vous permettra de comprendre comment un système ATS peut fonctionner en votre faveur, si vous savez comment l’utiliser.

Comment augmenter vos chances d’obtenir le poste ?

Qu’on apprécie cette technologie ou non, voici quelques conseils sur la façon de concevoir vos documents de candidature pour « convaincre » le logiciel :

• Veillez à toujours utiliser les mots-clés figurant dans l’offre d’emploi ou ceux qui sont usuels dans le secteur ou la profession.
• Les CV excédant une page sont désormais monnaie courante. Les ATS aussi n’accordent aucune importance à la longueur. Un CV plus complet peut même augmenter vos chances de trouver un emploi grâce à des mots-clés bien placés.
• Utilisez des polices traditionnelles, plus lisibles pour les ATS, comme Verdana, Arial, Times et Tahoma.
• Les ATS apprécient particulièrement les listes. Marquez des points en utilisant des listes à puces pour présenter vos qualifications. Vous pouvez aussi les utiliser pour indiquer votre précédent employeur, votre poste et la durée de l’emploi.
• Évitez à tout prix les fautes d’orthographe ! Si les recruteurs vous pardonneront peut-être une ou deux fautes de frappe, l’ATS ne pourra, dans le pire des cas, même pas reconnaître un mot contenant une faute d’orthographe. S’il s’agit en plus d’un mot-clé particulièrement important, il se peut même que votre candidature soit écartée.
• Vos coordonnées de contact, comme vos nom, adresse postale, adresse e-mail, doivent figurer en tête du document.
• Limitez vos élans créatifs ! Autrement dit, pas de mise en page extravagante, de graphismes, d’images ou de logos.
• Laissez de côté les termes typiques des dossiers de candidature (dynamique, flexible, esprit d’équipe, motivé, etc.). Les ATS ne leur accordent aucun point.
• Les ATS ne comprennent pas forcément les abréviations. Il est donc indispensable d’écrire en toutes lettres les intitulés de postes ainsi que les descriptions des tâches.

Vous pouvez retenir ceci : si vous voulez passer la présélection par un logiciel de recrutement et être invité-e à un entretien, il vous faut un dossier de candidature sur mesure qui corresponde au moins aux exigences du poste et aux mots-clés exacts de l’offre d’emploi. Si vous y parvenez, vous aurez déjà franchi le premier obstacle. Ensuite, il s’agira de convaincre les recruteurs de vos qualités. Pour conclure, sachez que la plupart des moyennes et surtout grandes entreprises ainsi que des agences de placement utilisent déjà des systèmes de gestion des candidatures.