Vie au travail

10 mesures à prendre pour gagner en flexibilité

Le travail flexible devient un modèle de travail de plus en plus apprécié. Basculer d’un modèle de travail classique à celui flexible nécessite des adaptations. Surtout si l’on souhaite que ce changement se déroule de la meilleure des manières. Voici dix mesures à prendre pour vous y aider.

1. Optimiser la planification de votre travail

Quand on remplace ses horaires par une structure de travail flexible, mêlant télétravail et présentiel, le premier réflexe à avoir est de revoir son agenda hebdomadaire. Il est donc encore plus important de planifier la semaine à venir en déterminant les jours où vous serez au bureau (pour une réunion par exemple) et ceux où vous resterez à la maison ou dans un espace de coworking. Si prévoir ses déplacements permet de fluidifier la planification de son travail, il est aussi essentiel de prioriser les tâches à accomplir durant la semaine. En séparant de manière claire celles qui sont prioritaires des autres qui peuvent encore attendre quelques jours. Enfin, libre à vous de choisir un agenda électronique ou papier, cela dépend de chaque personne.

2. Repenser son organisation

Un employé flexible est un employé qui a les moyens de mener à bien ses tâches peu importe le lieu où il se trouve. Equipez-vous d’un ordinateur portable, d’un sac pour transporter vos affaires, de votre agenda et des habituels câbles de chargement. Pensez également à revoir votre équilibre entre vie privée et vie professionnel. Ainsi, si vous aviez l’habitude d’aller courir après le travail, en télétravaillant vous pourriez peut-être le faire durant votre pause de midi ou avant de commencer votre journée. Le but de cette réorganisation est de gagner en efficacité.

3. S’aménager un espace agréable

On a parfois tendance à le sous-estimer, mais un espace de travail agréable permet toujours de gagner en productivité tout en réduisant le stress quotidien. Dans l’idéal, le bureau à domicile doit se trouver dans une pièce séparée comportant une porte. Cela vous permettra de vous isoler au mieux tout en n’étant pas dérangé par les bruits des éventuelles personnes qui vivent dans votre foyer. Il faut aussi veiller à acheter du matériel de qualité: un bureau suffisamment grand, une chaise confortable (plutôt qu’un tabouret) et les habituels accessoires comme les classeurs ou les perforatrices.

4. Intérioriser le changement

La règle de la flexibilité au travail, c’est que tout peut changer à tout instant. En d’autres termes, il est essentiel d’intérioriser le changement comme une chance en soi et non comme un obstacle. Par exemple, les nouveaux outils technologiques ou les nouveaux process de l’entreprise sont souvent une opportunité vous permettant de gagner en productivité.

5. Se faire aider par des logiciels

Que ce soit pour agender sa semaine, prioriser certains dossiers, se fixer des rappels ou faire des présentations à distance, il existe de nombreux logiciels gratuits qui effectuent ces tâches en quelques clics. Pour gérer sa liste de tâches, il existe par exemple Any.DO, Google Keep, ColorNote Notepad Notes ou encore Todoist. Pour préparer une présentation, vous pouvez vous tourner vers Haiku Deck, CustomShow, SlideDog ou Slides. Enfin, pour ce qui est de la prise de rendez-vous en ligne, les plus réputés sont Resaclick, Timify ou encore Voxiplan qui permet d’envoyer des rappels de rendez-vous par SMS.

6. Savoir faire des pauses

Quand on travaille de manière flexible, dans le calme, on a parfois tendance à ne plus savoir s’arrêter. Pourtant, de nombreuses études le prouvent, votre cerveau a besoin d’un peu de répit durant la journée pour mieux repartir. Au milieu de la matinée et de l’après-midi, octroyez-vous quelques minutes de répit en prenant un peu l’air ou en écoutant un peu de musique, cela vous permettra de gagner en productivité tout en vous dégourdissant les jambes.

7. Améliorer sa gestion du stress

Seul dans son bureau à la maison ou dans un espace de coworking, on peut parfois avoir l’impression que les journées passent trop vite et qu’il reste encore des tonnes de choses à faire. Créant ainsi une sensation de stress des plus désagréables. D’autant qu’il peut arriver d’être sollicité par un message sur le tchat de l’entreprise, puis par un coup de fil et enfin par plusieurs e-mails. On a l’impression de ne plus savoir où donner de la tête. Pour y remédier, il convient de rester concentré sur la tâche du moment et de contacter ensuite les personnes qui ont cherché à vous joindre. Tout faire en même temps est le meilleur moyen de se sentir débordé.

8. Créer des routines sportives ou culturelles

En travaillant de manière flexible, les heures économisées dans les transports peuvent être utilisées pour des activités plus agréables. Avant de commencer une journée de travail, vous pouvez, par exemple, pratiquer le yoga ou la méditation. A midi, vous pouvez aller manger dehors avec un ami ou un membre de votre famille. Et le soir, pourquoi ne pas prévoir une petite balade afin de vous détendre? Ou un moment de lecture? Ces routines sont importantes pour éviter le sentiment de solitude ou de surcharge parfois provoqué par le télétravail.

9. Maintenir une excellente hygiène de vie

Même si vous avez des semaines chargées, il convient de prendre du temps pour savourer un repas équilibré à midi et le soir. Cela s’avère essentiel pour maintenir une hygiène de vie satisfaisante. A contrario, manger un bout de pain en quatrième vitesse derrière son ordinateur ou rester affamé toute la journée car vous avez sauté la pause de midi est fortement déconseillé.

10. Régulièrement faire le point avec ses collègues

Travailler de manière flexible procure parfois le sentiment d’être déconnecté du quotidien de l’entreprise. Pour éviter ce risque, pensez à échanger de manière régulière (plusieurs fois par semaine) avec vos collègues. Cela permet également d’avancer sur certains dossiers de manière plus performante. Cela peut se faire au téléphone ou lors d’une réunion vidéo. Vous l’aurez compris, ces dix mesures à prendre sont relativement simples. Lorsque l’on décide de travailler de manière flexible, il suffit de changer quelques-unes de ses habitudes pour pouvoir tirer le plein potentiel d’un modèle de travail assurant davantage de liberté et souvent un meilleur équilibre entre vie privée et professionnelle.