7 conseils pour vos pièces jointes dans les candidatures

11 septembre 2023 | Par Auteur invité

Les documents pour votre prochaine candidature sont prêts et vous avez tout ce dont vous avez besoin? Que faire maintenant avec toutes toutes les pièces jointes? Comment les envoyer de la manière la plus claire possible? Grâce aux conseils suivants, vous réduisez le risque que votre candidature soit écartée en raison d’une mauvaise lisibilité.

1. Une annexe au maximum par type de document

Les documents les plus importants du dossier de candidature sont, outre le CV et la lettre de motivation, les annexes comme les certificats de travail, les diplômes et les échantillons de travail. Les lettres de recommandation peuvent également faire partie de votre dossier de candidature. Veillez à ce que les annexes soient claires pour les recruteurs. Le mieux est de créer une pièce jointe par type de document, c’est-à-dire une pièce jointe avec les certificats de travail, une autre avec les diplômes, etc. Il est également possible de préparer une seule pièce jointe avec la lettre de motivation et le CV et de mettre tous les autres documents dans une deuxième pièce jointe. De cette manière, le dossier de candidature reste clairement structuré.

2. Respecter l’ordre des pièces jointes à la candidature

Une autre possibilité consiste à faire un seul document avec l’ensemble du dossier de candidature. Cela convient s’il n’est pas nécessaire de télécharger les documents individuellement dans le formulaire de candidature et si vous envoyez la candidature par e-mail. Faites bien attention à l’ordre des pièces jointes. Commencez le dossier de candidature par la lettre de motivation (si elle est demandée) et le CV, puis ajoutez les certificats de travail, les diplômes et éventuellement des échantillons de travail. Veillez également à ce que les diplômes et les certificats de travail soient présentés dans l’ordre chronologique inverse (les plus récents viennent au début). Il est important que votre document de candidature ne soit pas trop long – essayez de ne pas dépasser 10 pages. Si vous avez beaucoup d’annexes différentes, vous pouvez envisager de faire une page de garde pour votre candidature.

Pour faire un seul document à partir des différentes annexes, vous pouvez les imprimer, les scanner dans le bon ordre, puis les sauvegarder. Si vous avez déjà tous les documents en PDF, il est possible de les fusionner en un seul PDF, par exemple à l’aide de openpdf.

3. Ajouter la lettre de motivation en pièce jointe et non en texte d’e-mail

Certaines personnes copient la lettre de motivation dans le texte de leur e-mail. Cela n’est pas recommandé, car il arrive que le texte de l’e-mail ne soit pas lu, qu’il soit seulement parcouru, ou encore que la candidature soit transmise à d’autres personnes. Il est préférable d’ajouter la lettre de motivation séparément en pièce jointe pour ne pas perdre son contenu. Une ou deux phrases suffisent pour rédiger un e-mail de candidature. Dans cet article, vous trouverez des exemples de textes attrayants pour l’e-mail de candidature.

4. Choisir les annexes pertinentes

En ce qui concerne les annexes de la candidature, il n’est pas question d’ajouter autant de documents que possible, mais de fournir des informations pertinentes. Réfléchissez donc bien aux diplômes ou certificats qui pourraient intéresser l’employeur potentiel. Il s’agit généralement des diplômes et certificats les plus récents, mais aussi des attestations de formation continue en rapport avec le poste convoité. Les annexes doivent être adaptées à l’employeur et au poste en question. Laissez de côté les annexes qui n’apportent aucune valeur ajoutée en lien avec le poste. Une personne en pleine carrière ne devrait donc pas joindre ses certificats scolaires ou diplômes datant de sa jeunesse. En revanche, si vous êtes à la recherche de votre premier emploi, il est judicieux d’envoyer vos bulletins scolaires, des attestations d’éventuelles activités temporaires ou de stages.

5. Faire attention à la taille des fichiers

Assurez-vous que les pièces jointes de votre dossier de candidature ne sont pas trop grandes. Les fichiers individuels ne doivent pas dépasser une taille maximale de 7MB. Certains formulaires de candidature n’acceptent pas les documents trop volumineux. Si vos pièces jointes sont trop volumineuses, vous pouvez utiliser des programmes qui minimisent la taille des fichiers, comme Adobe, ilovepdf ou pdf24.

6. Éviter les documents au format Word

Pour votre dossier de candidature, n’utilisez pas de documents qui sont modifiables par le/la destinataire. Les documents Word ou Excel sont donc à bannir de votre candidature et ne sont pas très professionnels. Transformez votre CV ou votre lettre de motivation en fichier PDF. Vous pouvez le faire très facilement en cliquant sur « Enregistrer », puis en sélectionnant « Enregistrer sous » et ensuite « PDF ».

7. Nommer clairement les annexes

Assurez-vous que tous les documents de votre dossier de candidature sont nommés de manière claire et compréhensible et que les noms de fichiers ne sont pas une combinaison aléatoire de lettres ou de chiffres. Cela permet aux recruteurs de garder plus facilement une vue d’ensemble. Commencez par exemple par votre nom et décrivez ensuite de quelle pièce jointe il s’agit.

Exemples:

Martin_CV
Robert_references

Les accents et les caractères spéciaux tels que *, #, & ou % sont à éviter, car ils peuvent causer des problèmes lors du téléchargement.