Vie au travail

5 stratégies efficaces pour gérer les interruptions au travail comme un·e pro

Collègues bruyant·e·s, e-mails, notifications sur votre smartphone, gestion des imprévus : les interruptions au travail sont nombreuses et peuvent fortement perturber votre productivité. Il est donc important d’apprendre à les gérer au mieux et de notamment savoir comment réagir face à un·e collaborateur·rice qui vient sans cesse vous déranger, que ce soit pour une question rapide ou pour une raison futile. Voici 5 stratégies pour y parvenir.

 

Qu’entend-on par interruptions au travail ?

 

Les interruptions au travail peuvent prendre différentes formes et sont considérées comme des événements qui viennent perturber le travail d’un·e salarié·e, le·la forçant à mettre de côté les tâches qu’il est en train d’effectuer. Plus précisément, les circonstances de ces perturbations ne sont pas contrôlables, contrairement à celles d’une action qu’iel a ellui-même entreprise (par exemple, aller sur les réseaux sociaux).

 

Il est important d’identifier les sources de ces interruptions dans votre quotidien professionnel afin de pouvoir agir rapidement lorsqu’elles interviennent, voire d’empêcher leur survenue. Voici quelques sources de dérangements courantes :

 

• les appels incessants ;
• les collègues qui viennent vous déranger ;
• les e-mails qui vous inondent au fil de la journée ;
• les notifications en tous genres ;
• les réunions impromptues ;
• le bruit dans les bureaux ouverts.

 

L’importance de gérer les interruptions au travail

 

Selon une étude américaine menée par le Dr De Woot, les cadres de haut niveau sont en moyenne interrompu·e·s toutes les 8 minutes, et ce, pendant 3 minutes. Ces dérangements font donc perdre beaucoup de temps et perturbent fortement la productivité des salarié·e·s, voire leur bien-être au travail. En effet, une étude menée en Suisse sur 415 participants (« Please wait until I am done! Longitudinal effects of work interruptions on employee well-being. »), a révélé qu’une augmentation du nombre d’interruptions diminuait la satisfaction professionnelle et augmentait les plaintes psychosomatiques (expression physique du stress). Elle montre également que la pression et l’accumulation du travail qui en découlent sont plus importantes, ce qui crée une « impression de perte de contrôle ».

 

Il est donc plus que jamais important de gérer ces perturbations externes et d’essayer de les réduire, notamment pour gagner du temps et ainsi atteindre vos objectifs plus rapidement, maximiser votre concentration, optimiser l’organisation de vos tâches, ainsi que les effectuer avec moins de stress.

 

Comment gérer ces interruptions externes : 5 stratégies infaillibles

 

Savoir dire non

 

Le refus est sans doute la clé pour vous libérer de tâches imprévues et qui ne vous sont pas destinées. Ainsi, si vous recevez des demandes de vos collègues pour gérer une situation ou vous occuper d’une quelconque mission supplémentaire, apprenez à dire non et n’hésitez pas à leur renvoyer la demande. Pour vous aider à y parvenir plus facilement, demandez-vous si la demande est urgente. Cela vous aidera à avoir un emploi du temps clair dès le départ et à ne pas vous ajouter de la pression en plus.

 

Gérer les différentes notifications (appels, e-mails, etc.)

 

En gérant vous-même le flux d’e-mails et d’appels, vous risquez d’être moins interrompu·e et moins stressé·e. Ainsi, coupez les diverses notifications lorsque vous effectuez une tâche importante et décidez à quels moments de la journée vous souhaitez y répondre. Choisissez par ailleurs les périodes durant lesquelles vous êtes le·la plus concentré·e pour effectuer les missions prioritaires afin de ne pas vous éparpiller et répondez aux e-mails lorsque votre attention faiblit. Certains d’entre eux ne sont pas urgents, alors même si l’envie d’y répondre immédiatement survient, remettez cette tâche à plus tard. Il en est de même pour les appels : transférez-les lorsque vous êtes occupé·e (cela dépend bien évidemment de votre poste et de leur degré d’urgence !) ou privilégiez la communication asynchrone si c’est possible, en envoyant un message instantané au lieu d’y répondre, par exemple.

 

Créer des routines de travail

 

Complémentaire de la stratégie précédente, la création de routines de travail va vous permettre de cultiver un quotidien organisé. Commencez par définir des plages horaires destinées à effectuer votre travail sans aucune interruption afin de ne pas ébranler votre productivité. Faites également savoir à vos collaborateur·rice·s quand vous êtes disponible afin qu’iels puissent savoir s’iels peuvent venir vous déranger ou non. Encore une fois, prenez en compte les contraintes liées à votre travail, ainsi que vos responsabilités pour ce faire. N’hésitez pas à renforcer votre tranquillité pendant vos temps de travail intense en vous isolant dans un local si possible.

 

Communiquer avec ses collègues pour mettre des limites

 

L’établissement de règles au sein des équipes est un point important pour préserver votre tranquillité au travail. Cela permettra notamment de ne pas laisser certain·e·s de vos collaborateur·rice·s prendre de mauvaises habitudes, telles que venir toquer à votre porte pour une simple discussion. Avec des limites bien établies, chaque salarié·e sera parfaitement quand venir « rendre visite à ses collègues » et s’iel peut leur transmettre des e-mails ou des appels à tel ou tel moment.

 

Bon à savoir : les plateformes collaboratives permettent généralement d’indiquer si vous êtes disponible ou non.

 

Si l’un·e de vos collègues a tendance à éterniser les discussions ou à ne pas respecter les règles mises en place, communiquez dès que possible avec ellui pour mettre des limites et lui faire comprendre qu’iel est irrespectueux·se. Pour ce faire, adoptez une communication assertive afin de faire passer le message de manière efficace, sans pour autant paraître agressif·ve. En bref, elle vous aidera à lui faire comprendre qu’iel empiète sur votre tranquillité, sans le·la blesser. Pour ce faire, cernez les objectifs de la discussion, puis choisissez le bon lieu et le bon moment pour entamer le dialogue avec ce·tte collègue en question. Une fois le moment venu, adoptez un ton ferme et soyez clair·e dans vos propos.

 

La méthode DESC est également intéressante pour formuler votre critique sans froisser votre collègue. En quoi consiste-t-elle ? Elle se déploie en quatre étapes : la description de la situation, l’expression de votre ressenti personnel, la suggestion d’une solution et la mise en avant des bénéfices que celle-ci pourrait apporter (et ce, des deux côtés). Ainsi, montrez que le respect de la tranquillité de chacun·e est essentiel au travail et que votre collègue sera ellui-même plus productif·ve s’iel passe moins de temps à discuter. Si le problème persiste, n’hésitez pas à en parler à votre supérieur·e.

 

Oser l’interruption à son tour pour s’éclipser

 

Si vous continuez à être dérangé·e malgré les mesures mises en place pour limiter les venues inutiles de vos collègues dans votre bureau, osez l’interruption ! Si l’un·e d’elleux a absolument besoin de vous voir, essayez d’aller dans son bureau afin de pouvoir partir quand vous le souhaitez et ainsi mieux gérer votre propre temps. Si le collègue s’éternise dans votre espace de travail, n’hésitez pas à vous lever pour montrer qu’il est temps que chacun·e retourne à ses tâches.

 

Bon à savoir : si un·e collègue ne perçoit pas les signes qui montrent que vous souhaitez mettre fin à la conversation, il se peut qu’iel ait une faible sensibilité interpersonnelle. Dans ce cas, osez l’interruption verbale ! (par exemple : « J’ai vraiment besoin de finaliser mon dossier, peux-tu synthétiser les points à revoir et me les envoyer par mail s’il te plaît ? »)

 

La promotion d’une culture de bureau respectueuse, où chacun·e se sent respecté·e, est donc essentielle pour éviter un nombre trop important d’interruptions. Celles-ci sont en effet néfastes pour la productivité, ainsi que pour votre bien-être au quotidien, alors prenez des mesures efficaces pour les limiter ! Pensez notamment à gérer les flux de vos e-mails et de vos appels selon les tâches que vous devez effectuer en priorité, organisez-vous au quotidien de manière à ne pas laisser de place à ces interruptions et communiquez avec vos collègues pour ne pas les laisser vous déranger.

 

En tant que manager·use ou dirigeant·e, vous avez également un rôle à jouer pour assurer la tranquillité de chacun·e au sein de vos équipes. Vous devez en effet faire en sorte que l’environnement de travail y soit propice. Pour ce faire, essayez d’organiser des réunions à l’avance (afin que tout le monde puisse s’organiser) et de mettre à disposition des espaces de travail fermés ou des zones silencieuses. Favorisez également une culture de travail positive afin de prévenir les incivilités.

 

L’image ci-dessus a été créée par notre designer à l’aide d’un outil d’IA. 🧑‍🎨 🤖