Secrétaire à 60% - 70%

Missions générales du poste :

• Vous contribuez au développement du Service en veillant au bon fonctionnement de la réception et du secrétariat.
• Dans votre rôle de pivot, vous assumez en particulier la responsabilité de l’accueil des client·e·s et de la centrale téléphonique, vous gérez les agendas électroniques, établissez et mettez à jour les dossiers des client·e·s.
• Vous collaborez avec la Cheffe de Service à la gestion administrative et participez ponctuellement aux projets du Service.
• Vous assurez les liens au sein de la Fondation et avec notre réseau.
• Vous garantissez également plusieurs tâches administratives et comptables du Service, en particulier la facturation et la gestion des contentieux, la production de statistiques, la correspondance, la tenue à jour de processus et procédures, la rédaction de procès-verbaux ou la saisie des dossiers et des consultations.
• Vous veillez à l’intendance générale du Service et participez à celle du centre PROFA de Lausanne.
• Vous assurez la suppléance d’une partie des vacances de votre collègue secrétaire.

Formations et compétences requises :

• CFC employé·e de commerce ou titre équivalent,
• Expérience de 3 à 5 ans de l’accueil et du secrétariat avec facturation et d’une expérience ou d’une motivation pour le domaine psychosocial.
• Vous vous sentez à l’aise avec les thématiques inhérentes à la consultation de couple et de sexologie et avec les techniques d’écoute et d’entretien.
• Vous avez une bonne connaissance du réseau socio-sanitaire vaudois.
• Vous avez de très bonnes connaissances des outils informatiques (Word, Excel, Outlook, Internet) et maîtrisez le français oral et écrit.
• Vous pouvez communiquer en anglais.
• Les projets innovants vous motivent et vous êtes à l’aise dans la gestion multitâche.

Votre profil :

• Vous avez un intérêt prononcé pour le service public et savez faire preuve d’ouverture.
• Vous avez une très bonne qualité d’écoute et d’importantes compétences relationnelles, tout en sachant maintenir une distance émotionnelle adéquate.
• Vous aimez collaborer et avez un réel esprit d’équipe.
• Conscience professionnelle et sens des responsabilités constituent vos principales qualités personnelles.
• Vous êtes une personne autonome, organisée, discrète, aimable et fiable.
• Entregent, aisance dans le travail de coordination, capacité d’adaptation, sens de la gestion des priorités, rigueur avec souplesse, ainsi que respect des délais font partie de vos qualités professionnelles.

Nous vous offrons :

• Une activité enrichissante dans un environnement en constante évolution au sein d’une Fondation reconnue d’utilité publique.
• Un cadre de travail formateur et agréable, en équipe pluridisciplinaire avec des consultant·e·s de couple et sexologues.
• Des horaires de travail hebdomadaires réguliers.
• Des conditions de travail selon la Convention collective de travail du secteur sanitaire parapublic vaudois (CCT-San).
• Un programme de fidélisation du personnel.
• Une prévoyance professionnelle (2e pilier) très attractive.

Nos conditions :

• Contrat à durée indéterminée (CDI) à 60% - 70%
• Entrée en fonction : 1er janvier 2025 ou à convenir
• Lieu de travail : Lausanne
• Pour des renseignements complémentaires Madame Aline Malpesa: Cheffe de service, Écrire un email

Vous souhaitez nous rejoindre ?

Transmettez-nous votre candidature via la plateforme Jobup jusqu'au 15 novembre 2024, en mentionnant la référence SECCCS25. Votre dossier de candidature contiendra une lettre de motivation, CV, diplômes et certificats de travail.

Il ne sera répondu qu’aux dossiers complets et répondant aux critères de formation.