Gestionnaire des cursus estudiantins en Formation initiale à 80%

Dans cette fonction vous serez en charge de la gestion administrative des cursus des formations initiales (Année Propédeutique Santé et Bachelor) au sein du service des Affaires Estudiantines (AE). Vos activités et responsabilités principales seront notamment:

Suivre les cursus des étudiants en formation initiale (APS/Bachelor):

• Assurer la saisie et la mise à jour des données administratives relatives aux cursus estudiantins et aux parcours effectués (inscription des étudiant·e·s dans les plans d’études, ECTS inscrits, Bulletins de notes et publications, clôture des dossiers individuels, etc.) dans les dossiers physiques et numériques
• Assurer annuellement le classement et l’archivage des dossiers individuels des étudiant·e·s
• Assurer la mise à jour des documents et des informations du service AE sur les plateformes de communication aux étudiant·e·s
• Collaborer à la rédaction d’attestations d’études et de divers courriers administratifs formels (service militaire, attestations d’études, BLS-AED, expérience dans le monde du travail etc.)
• Participer au collège des validations des deux programmes pour assurer les contributions spécifiques des AE à la gestion administrative des résultats d’examens
• Assurer les tâches relatives à l’édition et la distribution des diplômes et des broches
• Assurer le suivi administratif des étudiant·e·s en ajustement de cursus en collaboration avec les conseillères aux études
• Assurer la coordination administrative avec les Admissions des AE (FI)
• Participer à l’amélioration continue de l’organisation du service AE et au développement du suivi administratif des trajectoires de formation

Assurer la gestion administrative du Service AE en collaboration avec l’ensemble des gestionnaires de dossiers AE:

• Créer et tenir à jour les tableaux de bord et rapports statistiques liés aux effectifs estudiantins de la formation initiale
• Renseigner les instances internes et externes sur les statistiques estudiantines (HES-SO, DGES, DGEP, Direction, DMI, etc.)
• Gérer la correspondance liée au service : boîte messagerie générique des AE et orienter les demandes selon les rôles et responsabilités des AE ou autres services pertinents (internes ou externes)

Contribuer à la gestion administrative de dossiers en réclamations et en recours:

• Coordonner les étapes de gestion des dossiers avec les contributeurs.trices des AE et assurer le suivi de l’échéancier de chaque dossier de la réception à l’envoi du courrier de réponse
• Mener les tâches administratives y relatives

Personnalité dynamique, consciencieuse et pro-active, vous êtes reconnu·e pour vos excellentes compétences organisationnelles et votre gestion des priorités, et aimez travailler de manière autonome au sein d’une équipe. Vous êtes orienté·e service avec une grande aisance en communication (orale et écrite) et savez vous adapter à différents publics.

Titulaire d’un CFC d’employé·e de commerce, ou d’un titre jugé équivalent, vous êtes au bénéfice d’une expérience réussie dans une activité similaire idéalement dans le domaine académique (HES ou universitaire). Vous maitrisez parfaitement les outils bureautiques (suite Office 365, internet, intranet sur sharepoint) et avez de très bonnes capacités rédactionnelles.

Entrée en fonction : 15 avril 2025

Délai de postulation : 15 mars 2025

Rejoignez une équipe dynamique dans une institution à taille humaine aux activités variées. Nous vous offrons un cadre de travail agréable, situé au cœur de la ville de Lausanne, dans une Haute École de 165 personnes qui œuvrent pour la formation de plus de 1’300 étudiant·es pré- et postgradué·es.

Les dossiers de candidature complets (lettre de motivation, CV, diplômes et certificats de travail) par Job Up uniquement.