Gestionnaire de dossiers Front-Office à 100%

Dans le cadre d'un remplacement dans le domaine assistance, nous recrutons un.e

Gestionnaire de dossiers à 100%

Votre mission

Accueillir et renseigner les bénéficiaires EVAM, les orienter vers les interlocuteur-trice-s compétent-e-s. Préparer et mener régulièrement des entretiens de demande d'assistance avec les bénéficiaires, en veillant à respecter les règles et le cadre légal de sorte à déterminer leurs droits aux prestations. Dans certains cas, remettre l'assistance financière aux personnes répondant à toutes les conditions d'octroi de l'assistance.

Accueil, soutien et orientation des bénéficiaires dans les antennes de l'établissement

• Accueillir les bénéficiaires au guichet et au téléphone, prendre connaissance et traiter leur-s demande-s. Le cas échéant, les orienter vers les interlocuteur-trice-Âs internes ou externes approprié-e-s

• Fixer ou modifier la planification des rendez-vous des bénéficiaires avec des collaborateur-trice-s de différents métiers et éventuellement avec les membres d'associations bénévoles

• Garantir la délivrance de divers moyens de transport et d'autres « bons » pour prestation

• Ouvrir, fermer et entretenir les locaux accessibles aux bénéficiaires ou aux partenaires

• Apporter un soutien aux bénéficiaires dans leurs démarches administratives

Activités administratives dépendantes des réceptions

• Réceptionner, trier, traiter et distribuer le courrier entrant et envoyer courrier sortant
• Tenir la caisse, l'économat ainsi que la pharmacie du site
• Réaliser d'autres tâches administratives relatives au poste telle que la prise de procès-verbaux, rédaction de diverses correspondances, l'archivage, etc-)
• Assurer l'installation technique et le suivi en cas de panne

Traitement des demandes d'assistance

• Fixer les entretiens de demande d'assistance

• Prendre connaissance des dossiers des bénéficiaires astreints

• Récolter et vérifier les informations sur la situation personnelle des bénéficiaires

• Rassembler les pièces requises avec le-la bénéficiaire concerné-e et les joindre au formulaire de demande d'assistance

• Dans certaines conditions, remettre l'assistance financière aux bénéficiaires répondant à toutes les conditions d'octroi de l'assistance

Diverses tâches administratives

• Analyser et traiter les anomalies ressortant de plusieurs listes de contrôle

• Préparer et exécuter les demandes d'avances

Relations internes et externes

• Entretenir et développer de bons rapports avec les partenaires internes et externes

Compétences-clés

• Excellentes compétences organisationnelles et de gestion du temps
• Capacité d'analyse et de synthèse
• Solides compétences en communication et en rédaction
• Excellente maîtrise du français tant à l'oral qu'à l'écrit
• Flexibilité et polyvalence
• Ouverture d'esprit et sens éthique du service au public
• Respect des normes légales, des procédures internes et de la confidentialité
• Aisance relationnelle et diplomatie
• Bonne résistance au stress et aux tensions

Profil

• CFC d'employé-e de commerce ou titre jugé équivalent
• Expérience de 3 ans minimum dans un secteur en lien avec le poste
• Connaissances en assurances sociales souhaitées
• Connaissances de l'anglais et d'une ou plusieurs autre-s langues souhaité.
• Maîtrise des outils bureautiques usuels
• Intérêt pour le domaine de la migration

Ce que nous vous offrons :

• Une politique de formation continue pour accompagner votre développement.
• De solides prestations sociales.
• 5 semaines de congés (6 semaines dès 50 ans).
• Une politique de télétravail pour un meilleur équilibre vie pro/perso.
• Un environnement stimulant, porté par nos valeurs d'ouverture et de responsabilité.

Modalités du recrutement :

• Entretien avec la chargée de recrutement et les responsables hierarchiques.
• Demi-journée d'immersion pour découvrir notre environnement.