Administrative Assistenz
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Publication date:
10 April 2025Workload:
100%- Place of work:Basel
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Job summary
Join the University of Basel as an Administrative Assistant! This role offers a dynamic work environment and valuable benefits.
Tasks
- Manage project administration, including budget tracking.
- Oversee personnel administration and support teaching activities.
- Organize seminars and maintain databases for the team.
Skills
- Commercial training with 3+ years of experience required.
- Strong knowledge of project and personnel administration.
- Fluent in German and English, with excellent organizational skills.
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Administrative Assistenz
Published 9 April 2025 Workplace Basel, North West Switzerland, Switzerland CategoryAdministration
Economics
Position Economics
Regular Employment / Collaborator
40% / ab 1. Oktober 2025 oder nach Vereinbarung
Für das Departement Umweltwissenschaften (DUW) der Universität Basel suchen wir eine administrative Assistenz für das Sekretariatsteam mit Schwerpunkt der Tätigkeit in der Forschungsgruppe «Pflanzen Mikroben Interaktionen» (Prof. Dr. Klaus Schläppi).
Ihre Aufgaben
- Projektadministration mit Budgethochrechnungen, Kontrolle der Forschungskredite / Drittmittel / Betriebsmittel
- Personaladministration
- Rechnungswesen, Terminüberwachung der Rechnungsstellung (Spesenabrechnungen, Rechnungskontierungen, Budgetkontrolle, etc.)
- Unterstützung bei der Lehradministration
- Organisation von Seminaren und Anlässen
- Mitarbeit bei betrieblichen Projekten im administrativen Bereich
- Protokollführung während Teammeetings und weiteren Sitzungen
- Pflege von Datenbanken und der Webseite (TYPO3)
- Allgemeine Organisations- und Sekretariatsaufgaben (Reisen, Exkursionen, Betriebsanlässen, Infrastruktur, etc.)
Ihr Profil
- kaufmännische Ausbildung mit mindestens drei Jahren Berufserfahrung, Buchhaltungserfahrung mit SAP erwünscht
- fundierte Kenntnisse und Freude an Projekt- und Personaladministration
- der Umgang mit den typischen Office Applikationen fällt Ihnen leicht und Sie haben eine hohe Affinität für digitale Plattformen
- stilsicheres Deutsch, sehr gute Sprachkenntnisse in Englisch
- kommunikative, lösungsorientierte und dienstleistungsorientierte Persönlichkeit
- Eigeninitiative, Eigenverantwortung und sehr gute organisatorische Fähigkeiten
Wir bieten Ihnen
- Arbeitszeit an drei bis vier Halbtagen
- eine vielseitige Tätigkeit in einer dynamischen und internationalen Forschungsgruppe und im kollegialen Sekretariatsteam des Departements Umweltwissenschaften
- vielfältige Kontakte zu Studierenden, Mitarbeitenden des DUW und anderen Stellen der Universität Basel
- Die Universität bietet im Stadtzentrum von Basel ein offenes, interessantes und breites Arbeitsumfeld. Sie haben vielfältige Möglichkeiten, sich in Ihrem Arbeitsbereich weiterzubilden und weiterzuentwickeln. Sie profitieren auch von weitreichenden Fringe Benefits wie Familienservice (Elternschaft, Kinderbetreuung, etc.), Vergünstigungen für Verpflegung, Sport und Mobilität sowie weiteren Vorzugskonditionen.
Bewerbung / Kontakt
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit den üblichen Unterlagen wie Bewerbungsschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse. Wir akzeptieren nur Online-Bewerbungen.
Die Bewerbungsgespräche werden bis ca. Ende Mai 2025 stattfinden.
Auskünfte erteilt Ihnen gerne: Marianne Petrucci, dezentrales HR des DUW, Telefon 0041 (0)61 207 16 89 (Mo und Do ganztags, Mi und Fr vormittags), E-Mail: marianne.petrucci@ unibas.ch .
Bewerben
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