Réceptionniste en job sharing

Tes tâches

• Aide à l'aménagement de la salle de réunion pour les réunions internes et l'organisation d'événements (commande du déjeuner, boissons, mise en place des tables, nourriture, propreté, équipement, etc.)
• Organiser des réunions et rédiger des procès-verbaux de réunions
• Fournir un soutien à l'organisation d'événements pour le personnel, tels que la journée d'accueil, les fêtes, la soirée de Noël, les adieux
• Fournir une assistance pour l'hôtel, le taxi ou toute autre réservation
• Sur demande, accomplir des tâches sélectionnées pour les équipes de services aux entreprises de l'UE
• Effectuer les frais de déplacement des vice-présidents et des directeurs sur demande
• Gestion des factures : demander la création d'un nouveau fournisseur, créer un bon de commande dans le système de l'entreprise, assurer le suivi des demandes pour assurer le paiement dans les délais.
• Contrôle et suivi des niveaux de fournitures sanitaires dans le bâtiment et réapprovisionnement si nécessaire. Il peut être nécessaire de manipuler et de stocker correctement les produits chimiques.
• Effectuer des inspections de routine des bâtiments et signaler à l'équipe chargée des installations technique tout élément observé qui doit être traité, tel que des réparations mineures, des dégâts sur les moquettes, etc.
• S’assurer que les protocoles de sécurité des bâtiments sont respectés (utilisation des badges, fermetures des portes, etc…) et signaler toutes les anomalies au responsable du bâtiment ISI

Ton profil

• Avoir travaillé dans un groupe américain et/ou dans l'environnement de l'industrie médicale
• Maîtrise de l'anglais et du français (écrit et parlé), la maîtrise de l'allemand est un plus
• Bonne connaissance de MS Office, à l'aise avec la gestion des transactions sur diverses plateformes en ligne
• Excellente communication, entregent et accueil
• Dynamique, autonome, orienté client, autonome et orienté vers les solutions
• Flexibilité (également à l'heure du déjeuner), fiabilité et éthique de service forte
• Une grande capacité à organiser, prioriser et jongler avec les tâches administratives dans un montage de réception

Confiance: Nous apprenons et nous faisons confiance.

Participer: Nous nous entraidons et proposons de l’aide.

COLLABORATION: Nous nous complétons et gagnons ensemble.

RESPECT: Nous nous respectons mutuellement. L’humain est au premier plan.

ORIENTATION VERS LA SOLUTION: Nous trouvons une solution et la mettons en œuvre.

RESPONSABILITE: Nous prenons nos responsabilités et créons de la clarté.