Assistentin / Assistent Administration 80 %
Publication date:
09 April 2025Workload:
80%- Place of work:Zürich
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Job summary
Join the Mobility Office as an Administrative Assistant! Be part of a team shaping sustainable transport in Zurich.
Tasks
- Serve as the first contact point, handling calls and guests.
- Manage business control, ensuring smooth operations and deadlines.
- Support administrative tasks like expense approvals and contracts.
Skills
- Experience in administration or communication; German skills required.
- Strong IT affinity and proficiency in MS Office applications.
- Flexibility and social competence for effective teamwork.
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Assistentin / Assistent Administration 80 %
Das Amt für Mobilität gestaltet als Teil der Volkswirtschaftsdirektion die Verkehrsentwicklung im Kanton Zürich mit dem Ziel, eine bedarfsgerechte und nachhaltige Mobilität für den lebenswerten Kanton Zürich zu ermöglichen. Die wichtigsten Aufgabengebiete umfassen die Erarbeitung und Umsetzung der Gesamtverkehrskonzepte und der Agglomerationsprogramme, die inhaltliche Verantwortung für die kantonale Richtplanung Verkehr, die strategische Planung von Strasseninfrastrukturen und die Umsetzung des kantonalen Flughafengesetzes. Auch beschäftigen sich die rund 80 Mitarbeitenden mit Zukunftsthemen wie Digitalisierung, Klimaschutz und Infrastruktur der Zukunft. Vertieften Einblick erhalten Sie unter www.zh.ch/afm.
Wir suchen ab 1. Juni 2025 oder nach Vereinbarung eine engagierte Verstärkung für unser Administrations-Team.
Wir suchen ab 1. Juni 2025 oder nach Vereinbarung eine engagierte Verstärkung für unser Administrations-Team.
Ihre Hauptaufgaben
- Sie sind die erste Kontaktstelle des Amtes für Mobilität, vermitteln die eingehenden Telefone und betreuen unsere Gäste
- Sie führen die Geschäftskontrolle, überwachen deren Termine und stellen so einen reibungslosen Ablauf sicher
- Sie unterstützen in der administrativen Abwicklung der Ausgabenbewilligungen/ Vergaben, inklusive der Erstellung von Auftragsbestätigungen und Verträgen
- Das Schreiben von Korrespondenzen, die Protokollführung sowie die Qualitätssicherung von Briefen, Anträgen und Berichten bereitet Ihnen Freude
- Sie unterstützen die Kommunikationsabteilung bei der internen Kommunikation, pflegen Webseiten und übernehmen kleinere Projekte
- Sie unterstützen unsere Mitarbeitenden bei der Erstellung von Präsentationen und tragen so zu einem professionellen Auftritt bei
- Sie organisieren Besprechungen und verschiedene Anlässe und behalten auch das Follow-up stets im Blick
- Sie übernehmen allgemeine Sekretariatsarbeiten (z.B. Büromaterialbestellung, Scan-, Kopier- und Archivierungsarbeiten, Sitzungszimmer- und Pausenraumbewirtschaftung)
- Sie nehmen die Funktion als BeSiBe wahr
Unsere Anforderungen
- Sie sind ein kaufmännisches Talent und verfügen idealerweise über Erfahrung in der Verwaltung und/oder im Kommunikationsumfeld
- Sie kommunizieren stilsicher in Deutsch; Englischkenntnisse sind ein Plus
- Sie zeichnen sich durch eine hohe IT-Affinität aus, beherrschen die gängigen MS-Office-Anwendungen und darüber hinaus sind Sie offen, neue IT-Tools kennenzulernen
- Politische Themen sprechen Sie an und Sie möchten Erfahrungen in der Verwaltungskommunikation sammeln
- Sie bringen Flexibilität und eine hohe soziale Kompetenz in Ihre tägliche Arbeit ein
- Sie denken vernetzt und arbeiten gerne im Team
Unser Angebot
Wir bieten Ihnen ein vielseitiges Aufgabengebiet in einem lebhaften Umfeld und ein motiviertes und eingespieltes Team. Ihre Erfahrung und Kompetenz können Sie bei dieser spannenden und abwechslungsreichen Tätigkeit gewinnbringend einsetzen. Sie profitieren von unseren zeitgemässen Anstellungsbedingungen mit einem Arbeitsplatz direkt beim Hauptbahnhof Zürich und die Möglichkeit im Homeoffice zu arbeiten.
Kontakt
Frau Brigitte Rüdemann, Leiterin Administration, Telefon 043 259 54 16, gibt Ihnen gerne Auskunft über diese interessante Aufgabe. Wir freuen uns über Ihre Bewerbung.
