Assistant/e de direction

La Fondation EMS du Jorat gère les activités de deux établissements médico-sociaux dans le Jorat, la Résidence Praz Joret à Mézières et la Résidence Le Signal aux Cullayes. Ses missions principales sont de prendre en soins les bénéficiaires qui ont des besoins gériatriques ou psychiatrique de l’âge avancé. La Fondation gère de surcroît 8 logements adaptés sur le site de la Résidence du Signal.

Nous sommes à la recherche d'un/e assitant/e de direction pour le 01.04.2025 ou à convenir.

Tâches principales

• Gestion de l’agenda et des rendez-vous de la direction
• Organisation des réunions et rédaction des comptes rendus
• Gestion des appels téléphoniques et du courrier (physique et électronique)
• Coordination des déplacements professionnels (réservations, itinéraires, etc.)
• Préparation et suivi des dossiers administratifs et stratégiques
• Suivi et gestion des budgets et dépenses courantes en lien avec la directrice financière
• Interface avec les différents services internes et partenaires externes
• Gestion des documents confidentiels et sensibles
• Assistance dans la communication interne et externe

Responsabilités particulières

• Assurer une veille stratégique et documentaire pour la direction
• Gérer les priorités et les urgences en fonction des directives
• Élaborer et mettre en forme des présentations, rapports et documents divers
• Participer à la mise en place de processus visant à améliorer l’efficacité administrative
• Garantir la confidentialité des informations traitées
• Promouvoir/défendre la philosophie, les valeurs et les intérêts de la Fondation

Objectifs généraux de la fonction

• Optimiser la gestion du temps et des priorités de la direction
• Faciliter la communication et la coordination entre les différents acteurs de l’entreprise
• Améliorer l’efficacité et la fluidité des tâches administratives
• Assurer une organisation rigoureuse et structurée des dossiers
• Contribuer à la bonne image et au bon fonctionnement de l’entreprise 

Compétences professionnelles

• Excellente maîtrise des outils bureautiques (Suite Microsoft Office, logiciels de gestion, etc.)
• Compétences/connaissances en gestion administrative et financière
• Bonne connaissance des techniques de communication et de rédaction
• Capacité à organiser et prioriser efficacement les tâches
• Connaissance des procédures juridiques et administratives de l’entreprise
• Capacité à anticiper les besoins et à proposer des solutions adaptées

 Compétences personnelles

• Sens de l’organisation et rigueur
• Excellente capacité d’adaptation et réactivité
• Discrétion et respect de la confidentialité
• Sens du relationnel et diplomatie
• Esprit d’initiative et autonomie
• Gestion du stress et capacité à travailler sous pression
• Polyvalence et flexibilité

Les dossiers dont le profil ne correspond pas à la description du poste ne seront pas pris en considération.

Les dossiers peuvent être envoyés par courrier postal à : Résidence Le Signal, Service RH, Route du Signal 6, 1080 Les Cullayes.