COORDINATEUR ADMINSITRATIF 60% (F/H/D)

Votre rôle :

Sous la supervision du.de la Executive Director, vous assurez un fonctionnement administratif général optimal de l’Académie au quotidien et gérez les questions financières, RH et administratives de tous les programmes et collaborateurs.trices de l’Académie.

Vos principales responsabilités :

Gestion Administrative :

• Gérer les responsabilités administratives et des services généraux en collaborations avec les services de l’IHEID et de l’UNIGE ;
• Créer et mettre à jour des procédures internes pour assurer le bon fonctionnement général de l’Académie (réservation et utilisation des salles ; procédures internes à niveau administratif, finances, logistique et IT) ;
• Maintenir et garantir de bons rapports institutionnels et opérationnels avec les divers services de l’IHEID et de la Faculté de droit/UNIGE (services financiers et comptabilité ; administration et services IT et immobilier ; ressources humaines)
• Assurer que les procédures d’IHEID (RH/Finances/ IT/Logistiques, etc.) soient suivies et respectées par tous les collaborateurs de l’Académie ;
• Assurer le bon fonctionnement de la Villa (économat, matériel et mobilier) avec les services de Facility Management de l’IHEID.
• Maintenir et garantir de bons rapports avec les autres institutions présentes à la Villa Moynier.

Gestion financière :

Assurer la bonne gestion financière de tous les programmes de l’Académie, y inclus ceux de la recherche et de l’enseignement, en coordination avec les managers de chaque unité et la Directrice de l’Académie, ainsi que le service Finances d’IHEID.

• Budget & suivi financier : préparation et suivi du budget annuel, analyse financière, révision à mi-année et reporting à la Direction.
• Gestion des contrats & audits : contrôle des accords et contrats avec les donateurs, suivi des financements et participation aux audits.
• Comptabilité & paiements : supervision des entrées comptables, gestion des salaires et paiements, suivi des écolages et remboursements.
• Propositions & rapports financiers : élaboration des budgets pour nouveaux projets et contrôle des rapports financiers destinés aux donateurs.

Gestion des Ressources Humaines :

• Support administratif & gestion RH : coordination des besoins RH avec la Direction et l’IHEID pour assurer une gestion fluide du personnel.
• Engagements & formalités RH : suivi des recrutements, validation budgétaire et établissement des contrats en conformité avec les réglementations.
• Onboarding des nouveaux collaborateurs : préparation des accès informatiques et matériels, organisation de l’accueil et des briefings.
• Suivi des outils RH : contrôle du paramétrage de MyHR et mise à jour de l’organigramme.
• Communication interne : coordination avec le département communication pour annoncer les arrivées.
• Archivage & documentation : gestion et conservation des documents RH dans les share drives.

Pour réussir dans ce rôle vous devrez :

• Être en possession d’un CFC employé.e de commerce ou diplôme équivalent.
• Avoir 4 à 6 ans d’expérience en gestion de projets, administration et relations externes.
• Maîtriser à l’écrit comme à l’oral le français et l’anglais (C1 minimum)
• Avoir un niveau avancé sur Excel et maîtriser des outils Microsoft Office.
• Avoir d’excellentes capacités de communication, autonomie, esprit d’équipe, rigueur et une approche orientée solutions.
• Avoir de l’expérience dans le milieu académique, la coopération internationale ou les ONG, serait un atout
• Avoir des compétences en organisation d’événements et en communication (MailChimp, réseaux sociaux).
• Avoir de l’aisance avec les chiffres, le suivi d’indicateurs et des budgets$

Ce que nous allons pouvoir vous apporter :

• Travailler avec une grande communauté internationale d’utilisateurs venant d’horizons divers.
• Poste intéressant avec des tâches variées.
• Bonne ambiance dans une équipe à taille humaine.
• Au cœur de la Genève internationale.

• Suivez-nous sur LinkedIn

Notre process de recrutement si vous êtes sélectionné.e :

• Vous serez contacté·e par email pour compléter un Assessment
• Un entretien à l’Institut ou en visio (selon votre lieu de résidence) avec les Ressources Humaines pour mieux cerner vos motivations et vos compétences personnelles.
• Un dernier entretien avec le.la superviseur.e qui se fera une joie de répondre à vos questions plutôt orientées métier.

Comment postuler?

Nous vous invitons à soumettre un dossier complet au format PDF avec les documents suivants :

1) Une lettre de motivation

2) Un CV

Nous sommes un employeur qui respecte l'égalité des chances et valorisons la diversité au sein de notre entreprise. Nous ne pratiquons aucune discrimination fondée sur l'âge, l'état civil, le handicap, la race, l'origine nationale, la couleur, le sexe, l'orientation sexuelle ou la religion.

Pour plus d'informations, les candidats sont invités à consulter le site Internet de l'Institut : graduateinstitute.ch

Veuillez noter que les offres reçues par courrier ne seront pas prises en compte.