Collaborateur-trice numérisation et aide administrative au sein de l'ARH du CHUV
Publication date:
11 April 2025Workload:
100%Contract type:
Permanent position- Place of work:Lausanne
Job summary
Join the CHUV team as a digitization and administrative collaborator! Exciting opportunity to support HR operations with great benefits.
Tasks
- Digitize documents meticulously in Aconso while ensuring confidentiality.
- Complete and verify certificates and documents for processing.
- Update digital employee files weekly and assist colleagues as needed.
Skills
- CFC in commercial employee or equivalent, with HR admin experience.
- Excellent command of French, both written and spoken.
- Proficiency in Outlook, Word, and Excel for administrative tasks.
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Administration
Collaborateur-trice numérisation et aide administrative au sein de l'ARH du CHUV
L'Administration des Ressources Humaines (ARH) du CHUV recherche, pour renforcer ses équipes, un-e Collaborateur-trice numérisation et aide administrative (80 - 100%) au sein de l'ARH du CHUV, pour une entrée en fonction à partir du 1er mai 2025 ou à convenir.
Contexte
La Direction des Ressources Humaines du CHUV (DRH) collabore avec les 11 équipes RH départementales, afin de fournir un service de qualité à une population de presque 13'000 collaboratrices et collaborateurs.
L'Administration des Ressources Humaines (ARH) a pour missions principales d'assurer une rémunération équitable et conforme aux réglementations en vigueur, y compris la gestion des salaires, des primes et des promotions, ainsi que la gestion des dossiers du personnel, des contrats de travail, des absences, des congés et des aspects liés à la retraite.
Ces équipes procèdent à numériser et archiver plusieurs milliers de documents chaque mois.
Le Centre hospitalier universitaire vaudois (CHUV) est l'un des cinq hôpitaux universitaires suisses. Grâce à sa collaboration avec la Faculté de biologie et de médecine de l’Université de Lausanne et l’EPFL, le CHUV joue un rôle de pointe dans les domaines des soins médicaux, de la recherche médicale et de la formation.
Mission
- Vous numérisez les documents traités par le secteur dans le logiciel Aconso en respectant les directives internes et les règles de confidentialité
- Vous complétez et contrôlez les attestations et les documents qui vous sont transmis pour traitement
- Vous maintenez la mise à jour hebdomadaire du dossier digitale du-de la collaborateur/trice
- Vous garantissez la bonne pratique des procédures de numérisation
- Vous soumettez à votre responsable les situations présentant un caractère particulier
- Vous suppléez et soutenez vos collègues en cas de nécessité (sur demande et/ou sur initiative), lors de périodes surchargées, d’absences ou sur demande de votre responsable.
Selon votre profil et le cahier des charges, le poste sera situé entre les classes salariales 3 et 4.
Profil
- Vous êtes titulaire d’un CFC d’employé-e de commerce, ou d’une formation équivalente
- Vous êtes au bénéfice d’une expérience professionnelle dans le domaine administratif, idéalement dans le domaine des ressources humaines et/ou dans l'administration du personnel
- Vous maitrisez très bien les logiciels bureautiques courant (Outlook, Word et Excel)
- Vous maitrisez parfaitement la langue française (à l'oral et à l'écrit)
- Vous êtes capable de gérer une charge de travail élevée et faites preuve d’une excellente résistance au stress
- Vous êtes rigoureux-se, organisé-e et faites preuve de discrétion.
Nous offrons
Devenir une collaboratrice ou un collaborateur du Centre hospitalier universitaire vaudois, c'est l'assurance de bénéficier:
- De prestations sociales de premier ordre, d'un congé paternité de 20 jours et d'un congé maternité de 4 mois (avec possibilité d’un mois supplémentaire de congé d’allaitement)
- D'une progression salariale régulière et adaptée aux responsabilités
- D’un 13ème salaire et de 25 jours de vacances par année
- D'un droit à trois jours de formation minimum par année, avec l’accès à une offre variée au sein du Centre des Formations du CHUV et des centres de formation partenaires de l'Etat de Vaud
- D'un accès facilité à l'un des 500 logements meublés proposés dans les quartiers environnants pour les personnes qui s'installent en Suisse depuis l'étranger
- D’avantages sociaux, culturels et économiques offerts aux membres de l’association H-Oxygène
- D’avantages proposés dans le cadre du plan de mobilité (rabais sur les abonnements des transports publics, promotion des véhicules «Mobility» et rabais sur l’achat de vélos électriques
- De restaurants d'entreprise de qualité hôtelière, dans chacun des bâtiments hospitaliers avec des tarifs préférentiels.
Contact et envoi de candidature
Contact pour informations sur la fonction : Madame Albulena Rashiti (Responsable ARH départementale), au 021 314 51 28.
Dans la mesure où toutes nos candidatures sont traitées de manière électronique, nous vous remercions de postuler exclusivement par internet, en cliquant sur le bouton POSTULER en bas de l’annonce.
En cas de difficulté pour postuler, vous pouvez consulter notre procédure comment postuler en ligne. Si pour des raisons techniques vous ne parvenez pas à postuler en ligne, nous vous invitons à contacter notre Unité recrutement, qui vous accompagnera dans votre démarche, soit par mail à E-Mail schreiben, soit par téléphone au 021 314 85 70
Le CHUV applique les exigences de qualité les plus élevées dans le cadre de ses processus de recrutement. En outre, soucieux de promouvoir la diversité de nos collaboratrices et collaborateurs, nous sommes attentifs aux différents parcours de vie et mettons tout en œuvre pour garantir l’égalité de traitement et éviter toute discrimination. Nous nous réjouissons de recevoir votre candidature.
Nous remercions par avance les agences de placement de prendre bonne note que les candidatures insérées par leurs soins directement sur notre plateforme de recrutement ne sont pas acceptées et ne peuvent donner lieu à une facturation. Merci de votre compréhension.
