Office Manager

L'un de nos clients, un cabinet médical, recherche son futur : Office Manager (H/F)

Date de début : À convenir

Dans un cabinet médical situé à Genève Rive Droite, réunissant une équipe de 20 collaborateurs (divers médecins, entre autres, des ophtalmologues et des secrétaires médicales), vous serez en charge de la gestion administrative, organisationnelle et opérationnelle. Vous jouerez un rôle essentiel pour garantir un fonctionnement optimal de la structure et offrir une expérience de qualité aux patients.

Vos missions

• La coordination et gestion de l’équipe : Vous planifiez et supervisez les plannings des équipes médicales et administratives, organisez les réunions d’équipe, effectuez le suivi des décisions et assurez une communication fluide pour coordonner les activités quotidiennes. 
• L’administration générale : Vous gérez les dossiers patients selon les normes suisses de confidentialité (RGPD), coordonnez avec les partenaires externes (assurances, fournisseurs, laboratoires…) et supervisez les tâches administratives liées aux contrats, congés et absences.
• La gestion des ressources humaines : Vous serez le point de contact principal pour les demandes internes liées aux RH, en assurant une circulation fluide entre les membres de l’équipe et la direction. Vous participerez activement aux projets de développement des outils et du cadre RH, soutiendrez la direction dans leur amélioration et proposerez des initiatives visant à améliorer l’environnement de travail et à optimiser la gestion des ressources humaines.
• La relation avec la patientèle : Vous veillez à l’amélioration de l’accueil des patients, gérez les situations exceptionnelles ou délicates en collaboration avec l’équipe médicale et garantissez une expérience optimale, de la prise de rendez-vous à la facturation.
• La gestion comptable et financière : Vous suivez les factures, paiements et prestations médicales en coordination avec le service comptable, gérez le budget du cabinet (achats de matériel médical, entretien et administratif) et participez à la préparation des rapports financiers pour la direction.
• L’organisation et logistique : Vous assurez l’approvisionnement en fournitures (administratives et médicales), la maintenance des locaux, la gestion des prestataires pour l’entretien et les réparations et l'optimisation des procédures internes pour un fonctionnement fluide du cabinet.

Votre profil

• Forte capacité organisationnelle et à gérer plusieurs priorités simultanément
• Aptitude à gérer et motiver une équipe
• Excellentes aptitudes de communication interpersonnelle
• Capacité à travailler de manière autonome tout en assumant un sens aigu des responsabilités
• Empathie et discrétion
• Sensibilité et intérêt pour l’amélioration des méthodes de travail et l’utilisation des outils numériques

Votre parcours et compétences 

• Formation : Diplôme en gestion, administration ou équivalent.
• Expérience : Une expérience significative dans une fonction similaire, idéalement dans le domaine médical ou paramédical, est requise.
• Compétences informatiques : Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel) et des logiciels de gestion médicale (la connaissance de Mediway est un atout).
• Compétences en gestion RH : Maîtrise des concepts de base en gestion des ressources humaines.
• Langues : Maîtrise du français courant indispensable. Une bonne connaissance de l’anglais et/ou d’une langue nationale (allemand ou italien) est un atout. 

Ce que l'entreprise offre

Un environnement de travail moderne, chaleureux et dynamique. Vous pourrez évoluer dans un cadre où la polyvalence est de mise, vous permettant de développer de nombreuses compétences tout en ayant une grande autonomie dans vos responsabilités. 

Vous serez également acteur de la croissance et du développement du cabinet, en ayant l'opportunité de participer activement à son évolution. Vous rejoindrez une équipe soudée et passionnée, dédiée à offrir des soins et un service de qualité aux patients. Enfin, vous bénéficierez d'une rémunération attractive ainsi que des avantages sociaux en parfaite conformité avec les normes suisses.

Le poste vous intéresse et vous remplissez les critères ?

Merci de nous transmettre votre dossier (CV et lettre de motivation) jusqu'au 15 mars.

Nous nous réjouissons de découvrir votre candidature !