Assistant.e Administrative de l’Association RÉFORMER

qui a pour mission de soutenir la Directrice en la déchargeant des tâches administratives, organisationnelles et logistiques nécessaires à la gestion efficace de l’Association RÉFORMER. Il/elle joue un rôle clé dans le soutien administratif au quotidien, l’organisation des événements, et la coordination des activités de l’Association.

Missions, activités et responsabilités

1. Soutien à la Direction

• Assurer la coordination et le suivi administratif des dossiers stratégiques de la Direction.
• Planifiez l’agenda, les réunions, les événements et les déplacements de la Directrice, en assurant un suivi efficace des échéances.
• Préparer des présentations et documents pour les interventions de la Directrice.
• Assurer la fonction de secrétaire de l’Association en prenant les procès-verbaux des differents réunions du Comité Directeur et en gérant diverses correspondances.
• Assurer toute tâche utile confiée par la Directrice.

2. Gestion administrative et RH

• Assurer les rapports administratifs avec la fiduciaire : transmission des factures, coordination des paiements et suivi des transactions.
• Rassembler, coordonner et vérifier les données comptables et budgétaires.
• participer au suivi budgétaire en collaboration avec la Directrice et la fiduciaire.
• Gérer le système de saisie des heures des collaborateurs .
• Effectuer toutes les tâches administratives relatives à la gestion du personnel (rédaction des contrats de travail, gestion des dossiers du personnel, déclaration aux assurances sociales, courriers aux collaboratrices et collaborateurs) .

3. Gestion courante du secrétariat

• Assurer l’accueil et le renseignement des interlocuteurs internes et externes.
• Réceptionner, trier et expédier le courrier.
• Gérer la boîte e-mail générale de l’Association
• Rédiger et mettre en page divers documents administratifs et relatifs à la gestion du personnel.
• Gérer l’archivage et le classement des documents (physique et électronique).
• Organiser et participer aux réunions de l’équipe (prise de procès-verbal, organisation du suivi des actions).
• Gérer l’agenda de l’Association (séances, bilatérales, rencontres externes, déplacements, logistique).
• Assurer la gestion des fournitures et des aspects logistiques liés aux locaux.

4. Organisation et coordination des événements

• Planifier, organiser et assurer le suivi des événements et workshops de l’Association.
• Coordonner la logistique des événements (réservations, invitations, supports, matériel).
• Assurer la gestion des prestataires et partenaires impliqués.
• Participer aux actions de communication interne et externe liée aux événements

Positionnement hiérarchique du poste

• Fonction du supérieur hiérarchique : Directrice de l’Association.
• Fonctions subordonnées : Aucune

Formations et connaissances pour le ou les postes

• CFC d’employé de commerce, maturité ou titre jugé équivalent
• Certificat d’assistant-e en gestion du personnel,
• Brevet assistant RH souhaité

Compétences requises

• Autonomie et proactivité
• Bonne communication interpersonnelle
• Aisance rédactionnelle, capacité de synthèse et d’analyse
• Sens de l’organisation
• Sens de la discrétion
• Aisance avec les chiffres
• Excellente maitrise des outils bureautiques, collaboratifs et numériques usuels (ERP, CRM)
• Langue maternelle française, bonne connaissance de l’allemand et de l’anglais

Expériences professionnelles

• Expérience de 5 à 10 ans dans un poste similaire dans le secteur public, parapublic ou de la santé

Delai de candidature: 26 mars

Entrée en fonction: dès que possible

Contact: Mme Sara Gabrione, Directrice de l'Association REFORMER, 078 859 0034