Commis ou Commise administrative au Service des urgences - 80%

Au sein du Service des urgences, vous assurez toutes les tâches administratives en lien avec la planification des médecins internes et des chefs et cheffes de clinique du service.

Vous apportez un soutien à la gestion du planning annuel des médecins internes et des chefs et cheffes de clinique et apportez un soutien administratif aux médecins adjoints et adjointes du service.

Vous gérez les différents souhaits des médecins internes et des chefs et cheffes de clinique et vous vous assurez de la bonne transmission des informations découlant de l’activité.

Vous assurez la saisie des affectations, des horaires des médecins internes et des chefs et cheffes de clinique dans Vision RH et veillez au suivi régulier des différents soldes.

Vous assurez le suivi quotidien des absences, en étant une personne forte de proposition pour la planification des gardes.

Vous gérez la diffusion du plan de formation des médecins et la logistique relative.

Vous effectuez la rédaction et la mise en forme de divers documents (correspondances, procès-verbaux, rapports, élaboration/mise à jour de procédures, etc.).

Vous gérez le courrier et la messagerie électronique.

Vous effectuez les tâches logistiques comme les demandes de travaux, la gestion des stocks et la réservation de salles.

Grâce à votre aisance relationnelle, vous collaborez avec les équipes pluridisciplinaires, les collaborateurs et collaboratrices, les secteurs partenaires, les personnes privées et les autres services. Vous interagissez avec vos collègues du département.

Et plus généralement, votre sens du service fait de vous une personne agile prête à mettre sa polyvalence au service de l’institution, pour exercer dans différents services en fonction des besoins.

Vous êtes titulaire d'un CFC d'employé ou employée de commerce et/ou d’un diplôme de secrétaire médical ou médicale, ou toute formation jugée équivalente.

Vous avez des connaissances et une expérience confirmée en milieu hospitalier et de la planification de 2 à 3 ans dans un poste similaire.

Vous avez une parfaite maîtrise du français à l'oral comme à l'écrit et une capacité avérée rédactionnelle. La maîtrise de la langue anglaise est un atout.

Vous avez de très bonnes connaissances des outils informatiques niveau ECDL ADVANCED EXIGE sur Word, Excel, Powerpoint, Outlook et/ou Web, ainsi que des logiciels en vigueur aux HUG (Vision RH, DPA, DPI, GRECO, Qualiac, Opale).

Personne polyvalente, vous êtesen mesure de gérer plusieurs tâches de manière simultanée (gestion des priorités, hiérarchisation des demandes, flexibilité).

Vous est une personne dotée d'un bon esprit d'équipe, vous avez la capacité à travailler en bureau partagé avec plusieurs secrétaires et/ou médecins.

Vous faites preuve d'autonomie, de rigueur, d'organisation et d'efficience.

Vous avez de bonnes capacités de communication et d'écoute. Vous êtes une personne dynamique, rigoureuseet méthodique

Vous faites preuve d'un sens aigu de l'organisation, de la gestion des priorités, de la prise d'initiative et de la planification.

Vous faites preuve de discrétion et de respect de la confidentialité.

• Entrée en fonction : à convenir
• Nombre de postes : 1
• Taux d'activité : 80%
• Classe de fonction : 11
• Contrat : CDI
• Délai de candidature : 14.02.205
• Demande de renseignements : Mme I. Texier, cheffe desecrétariats, tél. 079 553 04 49.
  

Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et voscertificats de travail.

Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.

Souhaitant s’engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l’Office cantonal de l’emploi.

Seules les candidatures soumises via la plateforme de recrutement sont prises en compte. Les candidatures papier et mail ne seront pas traitées.