Assistant administratif

En collaboration étroite avec la Direction administrative et le Back-Office, vous serez au cœur de l'action en contribuant activement à la valeur de l’équipe existante par la réalisation de tâches administratives très variées. Vous ferez partie d'une équipe à taille humaine qui valorise l'initiative et favorise la croissance professionnelle.

Votre rôle :

Accueil et Communication :

• Accueillir et orienter les interlocuteurs (clients, partenaires) en français, anglais et allemand (basique).
• Gérer les agendas (rendez-vous, réunions, déplacements) et organiser les réunions.

Gestion des espaces et outils :

• Superviser les zones d’accueil et salles de réunion (réservations, matériel, rangement).
• Réceptionner et gérer les livraisons.

Gestion des bases de données :

• Mettre à jour les informations clients et prospects dans Vertec et Hubspot (offres, commandes, facturation).

Support à l’événementiel et logistique :

• Aider à l’organisation d’événements professionnels : réunions, séminaires, formations.
• Gérer les aspects logistiques (réservations, transport, hébergement).

Tâches administratives et comptables :

• Préparer, mettre en forme et rédiger divers documents (rapports, contrats, courriers).
• Réaliser de petits travaux comptables (rappels débiteurs, suivi des heures délégués et facturation mensuelle).

Soutien à la Direction Générale :

• Planifier les séances et gérer l’agenda de la Direction.
• Rédiger les procès-verbaux et suivre les dossiers et échéances.

Assistance au Back-Office :

• Créer des offres et contrats de maintenance, gérer les commandes et les factures.
• Suivre les contrats et échéanciers (hardware, licences, Cloud/API).
• Correspondre avec les clients et fournisseurs en français et anglais.
• Remplacer la responsable Back-Office pendant ses congés.

?? Votre profil :

• CFC d’assistant(e) commercial(e) ou équivalent.
• 5 à 10 ans d'expérience dans une fonction similaire.
• Français et anglais maîtrisés, allemand niveau basique est un plus
• Sens de l’organisation, rigueur, maîtrise des outils bureautiques, expérience en gestion logistique et mise en forme de documents.

Pourquoi choisir API ?

Culture d'Entreprise Exceptionnelle :

Chez API, chaque membre de l'équipe participe activement à la création d'une culture d'entreprise exceptionnelle. Nous favorisons la prise d'initiative, l'innovation et la collaboration.

Opportunités de Développement :

Nous investissons dans le développement professionnel de nos collaborateurs. En tant que membre de notre équipe, vous bénéficierez de programmes de formation continue, d'opportunités d'évolution et d'un environnement propice à la croissance individuelle.

Projets Passionnants :

Travailler avec nous signifie être impliqué(e) dans des projets stimulants. Vous aurez l'opportunité de contribuer à des initiatives innovantes et de faire une réelle différence.

Équilibre entre Vie Professionnelle et Vie Personnelle :

Nous comprenons l'importance d'un équilibre sain entre vie professionnelle et vie personnelle. C'est pourquoi nous valorisons la flexibilité et nous nous engageons à offrir un environnement de travail favorable.