Un-e assistant-e de direction junior 60 à 80%

Motivé(e) à intégrer une petite équipe administrative qui a pour but de soutenir quotidiennement la direction pour le bon déroulement des projets ainsi que pour le bon fonctionnement du bureau.

Vos missions :

- Apporter un soutien organisationnel, administratif et personnel à trois des associés du bureau, avec un focus particulier sur les aspects contractuels, financiers et administratifs liés aux projets.

- Collaboration active avec l’assistante de direction principale et apport d’un soutien administratif et comptable pour la gestion financière du bureau.

Tâches principales :

Gestion administrative des projets :

- Élaboration, mise à jour et suivi des contrats avec les mandataires et sous-traitants

- Suivi des évolutions contractuelles (avenants, révisions budgétaires, compléments)

- Contrôle, traitement et suivi des factures des mandataires

- Mise à jour des tableaux de bord financiers relatifs aux projets

Assistance professionnelle et personnelle des associés :

- Gestion proactive des agendas (planification, coordination de réunions, anticipation des conflits)

- Prise de rendez-vous professionnels et personnels, gestion de démarches privées ponctuelles

- Rédaction et envoi de communications écrites au nom des associés (emails, lettres, etc.)

- Appui quotidien à la priorisation et à l’organisation via des outils partagés (Teams, to-do list collaborative)

Soutien à la gestion administrative et financière du bureau :

- Saisie des factures fournisseurs et diverses écritures comptables

- Aide à la facturation des clients et suivi des honoraires

- Suivi administratif des collaborateurs (cycle de vie, gestion des absences et candidatures, planification entretiens)

- Back-up téléphonique en cas d’absence de la réceptionniste

Votre profil :

- Autonomie, rigueur et sens des priorités

- Solides compétences en gestion administrative et financière

- Maîtrise des chiffres

- Excellente expression écrite et orale en français

- Maîtrise de Excel, Word, Outlook et Teams

- Expérience dans une fonction similaire, de préférence dans un environnement lié à l’architecture ou à la construction serait un atout

- Bonnes connaissances en anglais et/ou allemand serait un atout

Ce que nous vous offrons :

- Environnement de travail jeune, dynamique et stimulant

- Une ambiance de travail en équipe unique

- Excellentes conditions de travail

- Facilité d’accès en transports, proche de la gare Cornavin

Date d’entrée : De suite ou à convenir

Activité : 60% à 80% à convenir

Lieu de travail : Genève

Merci de nous faire part de votre dossier complet : CV, lettre de motivation, certificats et diplômes

Il ne sera répondu qu’aux candidatures correspondant au profil recherché.

Agence de placement s’abstenir svp.