Secrétaire de médecin-chef de service – 100%

Vous assistez lemédecin-chefde servicepour la gestion et l'organisation administrative du service. Vous organisez les rendez-vous, les séancesen gérant l’agenda électronique dumédecin-chefde service. Vous préparez les dossiers, rédigez les comptes-rendus de séance etcoordonnez le suivi des décisions prises. Vous menez à bien et de manière autonome les activités administratives en lien avec votre fonction.

Vous avez la charge de la préparation et de la gestion des dossiers de candidatures des médecin internes du département pour la Commission d’engagement et faites le suivi administratif des formations, évaluations et log-book des médecins internes.

Vous soutenez administrativement les médecins-adjoints du service et les collaborateurs rattachés directement au chef de service et avez la charge de la saisie de leurs horaires.

Vous faites preuve de proactivité pour effectuer les tâches logistiques découlant de la vie d’un secrétariat commepar exemple les commandes de matériel, les demandes d'engagement, de remboursement ou de formation.

Au sein de l’équipe, vous développez un lien de proximité avec vos collègues, vous assurez une continuité de service lors des absences. Et plus généralement, votre sens du service fait de vous une personne agile et diplomate.

Vous disposez minimum d'un CFC d’employé ou employée de commerce accompagné d'une formation administrative supérieure type Brevet fédéral d'assistant ou assistante de direction ou d'une formation jugée équivalente.

Vous disposez d'une expérience réussie de 5 ans ou plus dans un poste similaire dans le milieu médical ou de la santé publique.

Vous êtes une personne reconnue pour votre sens de l'organisation, une gestion administrative rigoureuse et un sens aigu des priorités. Dans vos précédents postes, vous avez traitez des dossiers complexes et vous êtes capable de gérer plusieurs activités simultanément de manière autonome.

Vous avez de très bonnes connaissances des outils informatiques (niveau ECDL advanced sur Word, Excel, Powerpoint, standard web) ainsi que des logiciels en vigueur aux HUG (DPA, DPI, OPALE, GRECO, Winscribe).

Vous maîtrisez parfaitement le français et détenez une capacité rédactionnelle de haut niveau. Vous détenez une expertise dans l'utilisation des outils bureautiques et d'informatique de gestion. Enfin, vos connaissances linguistiques en anglais et/ou en allemand sont des atouts pour le poste.

• Lieu d'activité :Hôpital des Trois-Chêne
• Entrée en fonction :1er mars 2025
• Nombre de postes : 1
• Taux d’activité : 100%
• Classe de fonction : 13
• Contrat : CDI
• Délai de candidature : 22.11.2024
• Demande de renseignements : Mme Isabelle KAPOSY, cheffe de secrétariat, tél. 079553 11 58

Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail.

Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.

Souhaitant s’engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l’Office cantonal de l’emploi.