Chef ou Cheffe de secrétariat - 100%

Dans le cadre d’une réorganisation de la gestion des secrétariats du Département de médecine (DMED), vous serez hiérarchiquement rattaché-e à la coordinatrice du secrétariat du DMED. Vous organisez, gérez et encadrez les activités des secrétariats médicaux des services de Gastro-entérologie et d’hépatologie, ainsi que du Centre de Transfusion Sanguine, tout en respectant les directives départementales et institutionnelles.

Gestion et coordination de l’activité d’un ou plusieurs secrétariats :

Vous organisez et coordonnez l’ensemble des activités des secrétariats d’un ou deux services, en conformité avec les directives départementales. Vous assurez la supervision opérationnelle des collaborateurs et collaboratrices des secrétariats.

Vous mettez en place des processus visant à garantir la qualité des activités des secrétariats et d’accueil, à harmoniser les pratiques professionnelles et à maintenir une cohérence départementale au niveau administratif.

Vous mettez en place des processus visant à garantir la programmation et le suivi des examens des plateaux d’endoscopies et assurez son bon fonctionnement

Vous rencontrez régulièrement le ou la médecin-cheffe du service pour l’informer des procédures et changements en lien avec le secrétariat de son service.

Grâce à votre aptitude à collaborer avec des équipes pluridisciplinaires, vous planifiez et coordonnez l’exécution des travaux administratifs, médicaux, de secrétariat et d’accueil de la patientèle.

Vous vous assurez de la bonne gestion de la constitution, la mise à jour et le classement du dossier médical patient, sans oublier le téléchargement de toute la documentation établie par les partenaires hors HUG.

Pour piloter l’activité administrative, vous mettez en place les indicateurs pertinents et en assurez le suivi.

Vous êtes garant ou garante du contrôle des données administratives et de la documentation clinique tout en vous assurant du respect des exigences institutionnelles. Vous vous assurez de la finalisation de la documentation clinique tout en respectant les délais institutionnels.

Vous élaborez et mettez à jour les documents de référence, procédures et méthodes de travail que vous communiquez auprès de vos équipes.

Vous gérez les différents rapports aux assurances en coordination avec le médecin en charge ainsi que les correspondances complexes.

Gestion d’équipe :

Vos qualités de communication vous permettent d’encadrer et motiver une équipe de secrétaires.

Vous veillez à l’adéquation des ressources par rapport à la charge de travail. Vous planifiez et animez des séances d’équipe régulières et créer une dynamique d’équipe.

Vous encadrez, motivez et assurer le suivi des secrétaires sous votre responsabilité, effectuez les entretiens d’évaluation et veillez à la formation de l’équipe.

Vous saisissez et gérez les plannings pour l’ensemble des secrétaires du service sous votre responsabilité.

Vous organisez et coordonnez les remplacements des secrétaires en leur absence de la manière la plus optimale et si nécessaire. Au besoin, vous apportez du soutien à l’équipe de secrétaires.

Activités spécifiques :

De manière transversale, vous participez aux projets de votre département ou de l’institution ainsi qu’à la formation des nouveaux collaborateurs et collaboratrices et des personnes en stage et apprentissage.

Vous assurez un suivi du codage, de la facturation ainsi que de la documentation clinique. En tant que référente ou référent administratif, vous êtes la personne répondante auprès du service du codage pour toute question concernant cette documentation.

En outre, vous vous chargez des tâches de secrétariat propre à votre service.

Vous êtes titulaire d'une maturité commerciale ou d'un CFC d'employé ou employée de commerce; le diplôme de secrétaire médical/médicale est un atout.

Vous avez suivi une formation en management (CAS ou titre jugé équivalent).

Vous vous appuyez sur une expérience d'au moins 2 ans dans une fonction de secrétariat, dans le milieu médical de préférence.

Vous avez 3 ans d’expérience dans la gestion d'équipe.

Vous disposez de très bonnes connaissances des outils informatiques (niveau ECDL advanced pour Word, standard pour Excel et Powerpoint). La connaissance de logiciels tels que DPI, DPA, Opale, Winscribe et GRECO constitue un important atout.

Vous avez une excellente maitrise du français tant à l’écrit qu’à l’oral. La terminologie médicale vous est aisément compréhensible. Vous possédez également de très bonnes connaissances de l’anglais (parlé et écrit).

Vous possédez d'excellentes capacités d'organisation et de gestion des priorités vous permettant de faire face à des situations d'urgence nécessitant une bonne maîtrise du stress.

Vous disposez d'une bonne capacité d'analyse et d'un esprit de synthèse. Vous êtes une personne affirmée, flexible et à l'écoute. Vous êtes dynamique et faites preuve d'adaptabilité ainsi que de force de proposition pour insuffler une cohérence aux secrétariats du service.

• Entrée en fonction : dès que possible
• Nombre de postes: 1
• Taux d’activité : 100%
• Classe de fonction : 14
• Contrat :CDD/CDM d’un an, avec possibilité CDI dès 2026
• Délai de candidature : 30.11.2024
• Demande de renseignements :Mme Micheline Matteo, coordinatrice des secrétariats du D-MED, tél. 079553 58 60

Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail.

Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.

Souhaitant s’engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l’Office cantonal de l’emploi.